很多重要事项需要处理而时间不够时,第一反应:第一时间解决上司关注的问题
所有的管理者,都在面临时间不够用的难题。时间毕竟是有限的,而事情则会无限多,为了把工作做好,就需要用时间管理技巧,来规划、安排和协调。于是,便出现了时间管理的概念,从第一代、第二代、第三代、第四代直至现在的第五代时间管理观念。无论哪种时间管理的理论,都遵循这样一个原则:上司的事情,优先处理。
上司的事情优先处理,就是要在第一时间安排和处理上司安排或关注的事项。但是,笔者通过观察发现,一些管理者好像并不能遵照此原则执行,例如:
上司所发送的电子邮件,并不优先查看,也不立即回复;
认为客户或同事的事情,比上司的事情更重要、更紧急;
习惯性地把上司分派的工作,安排在靠后的日程上处理;
某些上司吩咐的工作,不被催促,就想不起来去处理;
上司分配的工作,到后来居然给忘记了;
……
类似的情况,总能在很多管理者身上找到影子。时间管理的要义,就在于首先要区分重要、紧急事项,并优先安排处理最重要的事项。问题是,如果同时遇到“重要紧急”事项,该怎样安排顺序呢?这就涉及细致区分重要事项的问题。
例如,今天是4月的最后一天,某个销售经理面临5个重要事项:
1参加公司组织的一个演唱决赛的评委工作;
2上级交办的一项需要立即完成的销售业绩分析报告;
3突然遇到的紧急的客户投诉事件;
4与下属讨论下月的销售指标分解工作;
5一个重要下属突然提出辞职。
面对这种情况,作为管理者,应当如何安排工作顺序呢?
有人认为公司要秉承“客户第一”的价值观,作为销售经理应当处理客户投诉问题;有人认为作为销售经理,月底时最关键的工作是把下个月的任务指标分解下去,确保下个月的销售业绩;而有人则认为,还是上级交办的销售业绩分析报告最重要;更有人认为,跟那个提出辞职的员工谈话最重要,否则人就流失掉了。
从各自的理由来看,好像都有道理;那么,到底应当把哪项工作列为最重要最紧急呢?
笔者的建议是,上司分派的工作优先处理,也就是把“上级交办的一项需要立即完成的销售业绩分析报告”优先处理。为什么上司交办的事项最重要呢?
一来:如果把部门当作一艘航船的话,上司就是掌舵者。这条船的航行去向哪里,应当选择哪条航线,哪里可能有暗礁要躲避,等等,都是上司需要决定的,所以上司所分派的工作,大都是关于航行安全或完成航行任务的重要工作;
二来:作为下属,必须清楚首先要对自己的上司负责,上司就代表公司,我们的时间、精力、智慧在工作层面上,应当为上司所用。上司最有权力占用我们的时间和精力,因为他要对整个部门的运作负责。
当然,并不是说,凡上司分派和关注的都一律是最重要的工作。这个基本判断要有心里要有个把握。但是,作为职业管理者,我们必须知道自己首先是对自己的上司负责,在遇到时间紧张的情况下,第一反应是要优先安排上司交派的工作。