对于正在办理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夹。既不需要把文件装订起来，必要时又可以在桌上摊开，不需要时随时可以丢弃，如需加上新的纸页也很方便，无色、透明的文件夹最好用。

正在办理的文件，最好根据项目分开保存，只要是和这个项目有关的东西，统统放进去，如一个放不下时，可分为几个摆放，或使用那种有透明口袋的大文件夹也可以。

使用透明文件夹时如注意到以下细节就更好了：

（1） 给透明文件夹加上封面

封面可用A4纸，上面写清项目和合作方名称，以及开始日期

（最好用6位数，如080801），这样的话，就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。

所谓封面，也就是夹进此文件夹最上面的那张纸，用WORD文档的固定格式打出来放进去就可以了，我因为经常用到，所以把这个固定格式的模板保存在电脑的桌面上了。

当然，有时没有封面也能知道其中的内容，但毕竟有封面的话，可以对内容一目了然，也不必再一一翻看，因为那些翻看的时间也算是白白浪费掉的。为了减少时间的浪费，请给透明文件夹里的内容加上封面吧。

（2） 保管在大文件夹内

透明文件夹建议竖着放进大文件夹内进行保管，因为会频繁用到，所以就把它们摆放在办公桌附近吧，如文件柜上等。

要是办公桌附近没有摆放的地方，也可以把大文件夹整个地放进办公桌的抽屉里。

把透明文件夹放进大文件夹时，如果数量不多，也就无所谓什么顺序，如果数量比较多的话，为了避免日后找起来麻烦，就需要进行适当的分类。

比如说，有一种方法叫作“使用频度分类法”，此分类法很有名，野口悠纪雄先生的《超整理法》一书中也有过介绍。

其实做起来很简单，就是“凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放”，其结果是，使用频率高的文件，都集中在左侧。

如果大文件夹都摆满了，就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为“已办理、需保存”的那类或直接处理掉。

不过，别忘了上述方法只适用于“正在办理的文件”，平时基本用不到的“已办理、需保存”类文件最好还是按项目或内容进行分类，然后按照五十音图的顺序排列起来比较好。