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商务沟通的当代议题(4)

商务沟通(第7版) 作者:(美)斯科特·奥伯


给出正面和负面反馈

很多人都把优秀的工作当成是理所当然的,只有在出现问题时才给出反馈。不幸的是,这种习惯会产生相反的效果。如果人们同时得到你的赞美和抱怨,他们更会注意到你的抱怨。

学习如何给出反馈 使用以下指导方针来赞美或抱怨:

1.反馈应当是描述性的。要与你看到或听到的事相联系。给出具体例子,越新越好。

2.避免使用标签式词汇。像“靠不住的”、“不专业的”、“没有责任心的”和“懒惰的”这些都是描述行为的标签式词汇。反之,应该描述行为,而不是使用这些词贴标签。

3.不要夸大。要准确。说“你开会总是迟到”很可能是不准确的,因此是不公平的。

4.按照自己的观点说话。不要引用不在场匿名人士的话(比如“这里很多人都不喜欢你这样,当你……时”)。

5.使用“我”陈述事实。这可能是最重要的准则。比如,你不应该说“你参加会议常常迟到”,而应该说“当你会议迟到时,我很恼火。”使用“我”的陈述营造一种成年人/ 同龄人关系(见图2-2)。

冲突解决

如一个小组队花很多时间将自己发展成一个团队,互相了解,制定基本规则,讨论团队行为标准等,那这个团队中大多数冲突可以被预见并防止。然而,无论团队做了多少计划,团队成员工作多么认真,冲突还是会时不时出现。

最坏的策略就是盲目地接受问题。问题几乎不会自己消失。但是,你既不能对团队问题做出过度反应,又不能低估问题。一些行为只是短暂的不和,这些问题可以忽略。而有些问题是慢性的和有破坏性的,必须得到解决。

把每个问题看作是一个团队问题。团队不应该通过找出一个替罪羊的方式来解决冲突--比如,“如果山姆能完成他应该完成的部分,那我们现在已经完成这个报告了;他永远也靠不住。”团队的成功或失败很少是因为一个人的责任。

应该这样来看待每个问题:考虑团队会如何做来鼓励或允许这个行为,团队可以怎么做才能鼓励更多有建设性的行为。因为每个成员的角色既是他或她自己个性的作用,又是团队个性的作用。团队应该考虑如何让每个人都对团队作出更多贡献。


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