第 一部分 岗位职责
第 一章 行政部的职责 2
行政管理人员只有了解行政部在企业中所处的位置、职责权限、日常工作流程以及与其他部门的关系，才能顺利地开展工作。同时，行政管理人员还应明确一年的工作安排，这也是其岗位职责的一个重要组成部分。
第 一节 行政部的职责权限 3
001 行政部在企业中所处的位置 3
002 行政部的职责权限 3
003 行政部的工作流程 4
004 行政部与其他部门的关系 5
第二节 365天工作安排 6
005 国家法定节假日 6
006 计算常规工作时间 6
007 采用阶段工作法 7
第二章 行政管理人员岗位须知 9
行政管理人员需要明确自身的岗位要求以及工作内容。岗位要求对行政管理人员的任职提出各种条件，只有达到这些条件，行政管理人员才能胜任工作。工作内容则是行政管理人员的工作事项和必须了解的内容。
第 一节 行政管理人员岗位要求 10
008 个人形象要求 10
009 心理素质要求 10
010 专业知识要求 11
011 个人能力要求 11
012 职业道德要求 12
第二节 行政管理人员的工作内容 12
013 日常管理工作内容 12
014 专业管理工作内容 13
第二部分 管理技能
第三章 基本管理技能 16
基本管理技能是行政管理人员在日常管理工作中需要用到的一系列技能，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通工作等。行政管理人员只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展工作。
第 一节 制订工作计划 17
015 工作计划的格式与内容 17
016 工作计划的制订步骤 18
第二节 汇报工作和下达指示 19
017 向上级汇报工作 19
018 听取下级汇报工作 19
019 向下级下达指示 20
第三节 进行有效授权 21
020 授权的要素构成 21
021 授权的误区 21
022 常用的授权方法 22
第四节 日常沟通管理 23
023 了解常见的沟通方式 23
024 了解常见的沟通障碍 24
025 明确沟通方法 24
026 向上沟通注意事项 24
027 水平沟通注意事项 25
028 向下沟通注意事项 25
029 需要立即沟通的情况 26
030 掌握倾听的方法 27
第四章 自我管理技能 29
行政管理人员不仅要掌握基本管理技能，还要做好自我管理工作。自我管理包括个人形象自检和自我反思。通过形象自检，行政管理人员能更好地展现个人形象；通过自我反思，行政管理人员可以获知个人失误，及早作出改进，取得更大的进步。
第 一节 个人形象自检 30
031 男士形象自检内容 30
032 女士形象自检内容 31
第二节 自我反思 32
033 了解自我反思的内容 32
034 做好自我反思记录 33
035 自我反思推广运用 33
第三部分 专业技能
第五章 企业行政管理体系建设 36
为使企业的行政工作规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，促进企业战略目标的实现及各项业务的发展，行政管理人员必须关注企业行政管理体系的建设。
第 一节 企业行政管理体系概述 37
036 行政管理体系的功能 37
037 行政管理体系的职能 37
038 行政管理体系的任务 37
039 明确行政管理的目标 38
040 设计行政权力架构 39
041 行政管理技术体系 39
042 行政管理事务体系 39
043 行政组织体系 39
第二节 行政管理制度建设 40
044 行政管理制度的组成及内容 40
045 行政管理制度的编制程序 40
046 行政管理制度编写的内容要求 43
047 行政管理制度编写的格式要求 43
048 行政管理制度的修订流程 44
049 行政管理制度的废止 45
050 行政管理制度的督导执行 45
051 行政管理制度的评审 47
052 行政管理制度的存档管理 48
053 行政公文管理制度的内容 48
054 办公用品管理制度的内容 49
055 档案管理制度的内容 49
056 会议管理制度的内容 49
057 后勤事务控制制度的内容 50
058 文件控制制度的内容 50
059 记录控制制度的内容 50
060 企业文化控制制度的内容 51
第三节 行政管理流程优化 51
061 流程分类 51
062 流程管理组织及职责 52
063 流程的新建或优化 52
064 流程文件的审核签发 53
065 流程的实施执行 54
066 流程运行的监控检查 55
067 发文管理流程 57
068 收文管理流程 58
069 请示管理流程 59
070 出差申请流程 60
071 出差汇报流程 61
072 请假申请流程 62
073 来电管理流程 63
074 公告管理流程 64
075 用车申请流程 64
076 车辆维修管理流程 65
077 档案借阅流程 66
第四节 OA办公系统建设 66
078 OA办公系统建设的目标 66
079 OA办公系统常见功能模块 68
080 OA主页面功能模块及导航功能模块设定 69
081 OA办公系统的建设模式 69
082 OA办公系统的建设流程 70
083 选择软件供应商的要点 71
084 OA办公系统管理软件的选择步骤 72
085 OA运行过程中的资源分配及权限界定 73
086 OA各模块维护和内容的日常更新 73
第五节 行政人员配备 74
087 行政部的设置 74
088 大型企业行政部常见架构 74
089 中小型企业行政部常见
架构 75
090 行政部经理岗位说明 76
091 保安主管岗位说明 77
092 门卫值班保安员岗位说明 78
093 巡逻保安员岗位说明 79
094 清洁主管岗位说明 80
095 清洁员岗位说明 81
096 食堂主管岗位说明 81
097 厨师岗位说明 82
098 宿舍主管岗位说明 83
099 宿舍管理员岗位说明 84
100 司机岗位说明 85
101 前台接待员岗位说明 86
102 办公室文员岗位说明 86
103 网络管理员岗位说明 87
第六章 行政接待管理 89
行政接待是日常行政管理工作的重要内容，对宣传企业形象、扩大企业知名度起着非常重要的作用。
第 一节 常规接待事务管理 90
104 接待工作的基本要求 90
105 接待规格划分 90
106 常规接待程序 91
107 接待室的准备 91
108 预约访客来访接待 92
109 无预约接待 93
110 接待各类参观人员 93
111 接待下属企业来人 94
112 接待与企业有业务往来的人员 94
113 接待新闻记者 94
114 接待前来洽谈业务的人员 95
115 接待上级检查机构 96
116 接待外宾 96
117 外宾接待注意事项 96
118 做好来访登记工作 97
第二节 行政接待礼仪管理 98
119 接待人员仪表要求 98
120 接待人员手势要求 98
121 递送物品礼仪要求 98
122 接待人员语言要求 99
123 迎接客人礼仪要求 100
第七章 企业会议管理 101
通过定期或不定期地召开各类会议，企业可以有效促进信息传递，保证工作顺利开展。行政部是企业会议的主要管理部门，因此，行政管理人员应带领部门人员做好每一次会议的管理工作，确保所有会议顺利进行。
第 一节 会议筹备管理 102
124 认识企业常见会议 102
125 确定会议议题 102
126 制定会议方案 103
127 制定会议费用预算 103
128 拟定会议议程 103
129 确定与会人员名单 104
130 拟定会议日程与时间 104
131 选择会议场所 105
132 会议文书资料准备 106
133 准备会议用品 106
134 布置会场 107
135 拟定会议通知 108
【经典范本01】会议通知 108
136 做好会前审核工作 108
第二节 会议期间的管理工作 109
137 会议签到 109
138 接待与会人员 110
139 管理会议资料 110
140 跟踪会议进程 111
141 做好会议记录 111
142 会议保密措施 111
143 保障现场通信畅通 112
144 协助做好新闻报道工作 112
145 举办会议活动 113
146 做好会议后勤工作 113
147 处理会议突发事件 114
第三节 会后管理工作 114
148 检查会后现场 114
149 清理会后现场 114
150 评估会议 115
151 收退会议文件 116
152 对会议文件进行立卷归档 117
153 催办落实会后事务 118
154 处理会后其他事务 118
155 制作会议简报 119
156 会议费用报销 120
第四节 会议成本控制 121
157 建立会议审批制度 121
【经典范本02】××公司会议审批制度 121
158 精简会议数量 122
159 控制各类会议频率 122
160 提升会议质量 122
161 推行候会制度 123
162 做好会议应急预算 124
第八章 企业物资管理 125
企业物资种类繁多，一般包括各类印信、证照、办公用品、办公设备和车辆等。这些物资都是企业的财产，行政管理人员应充分了解这些物资，并在日常工作中对其进行有效管理，确保企业物资得到正确的使用和保管。
第 一节 企业印信管理 126
163 企业印章的种类 126
164 刻制印章 126
165 启用企业印章 127
166 选择印章保管人员 127
【经典范本03】印章保管委托书 128
167 建立印章台账 128
168 日常使用印章 129
169 停用企业印章 130
170 旧印章的存档和销毁 130
171 介绍信的类型 131
172 介绍信管理要点 131
173 使用介绍信时的注意事项 132
第二节 办公用品日常管理 132
174 提出办公用品采购申请 132
175 制订办公用品需求计划 133
176 办公用品采购 134
177 办公用品发放管理 134
178 办公用品领用登记 135
179 设专人保管办公用品 135
180 定期盘点办公用品 136
181 管理工作服 136
182 管理工号、工作证 138
第三节 办公设备管理 138
183 日常办公设备采购 138
184 新旧设备交替采购 139
185 制作办公设备管理卡 140
186 编制办公设备管理一览表 141
187 建立故障维修机制 142
188 完善设备报修记录 142
189 处理办公设备报废事务 142
第四节 企业车辆管理 143
190 购入新车辆 143
191 制作车辆管理卡 144
192 日常车辆使用管理 144
193 车辆使用登记 145
194 车辆日常运行记载 146
195 司机的日常管理工作 146
196 司机违章事故处理 147
197 车辆油卡管理 148
198 私车公用管理 149
199 购车补贴管理 149
【实用案例】××公司中高层管理者购车补贴规定 150
200 车辆日常保养与维修 151
201 车辆报废换新 152
202 办理企业车辆保险 153
203 处理人身事故 153
第九章 文件管理 154
企业在日常经营过程中会产生大量文件，这些文件真实反映了企业各方面的经营状况，对企业正常运行有着非常重要的价值。行政管理人员应充分了解企业文件的分类方法，加强文件管理工作，尤其要重视电子文件的管理工作。
第 一节 文件收发管理 155
204 明确文件收发岗位职责 155
205 文件的签收 155
206 文件的分拣 156
207 文件的登记 157
208 文件的内部分发 157
209 文件的寄发 158
210 国内外传真的收发工作 159
第二节 文件归档管理 160
211 文件的搜集 160
212 文件的整理 161
213 文件的归档 162
214 文件立卷的要点 162
215 文件立卷的方法 163
216 文件立卷的调整 163
217 文件的防护 164
218 文件的利用 166
219 文件的销毁 166
【经典范本04】文件销毁工作规范 167
第三节 电子文件管理 167
220 有关电子文件的术语 167
221 电子文件管理体制和职责 169
222 电子文件收集积累 170
223 电子文件鉴定 172
224 电子文件归档的要求 173
225 电子文件归档步骤 174
226 归档电子文件的移交 175
227 归档电子文件的保管 175
228 电子文件的迁移 176
229 电子文件的利用 177
230 归档电子文件的鉴定销毁 177
231 电子文件统计、分析 177
第十章 企业安全管理 178
安全是一切工作的基础，没有一个安全的工作环境，任何工作都无法正常开展。行政管理人员的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突发事件处理以及网络安全管理。
第 一节 消防安全管理 179
232 消防安全管理要点 179
233 配备基本消防设施 179
234 消防器材定位与标识 180
235 经常开展消防检查工作 180
236 及时整改消防隐患 182
237 定期开展消防演习工作 182
238 做好消防档案管理工作 183
第二节 日常安全管理 184
239 明确保安主管工作职责 184
240 明确保安人员的工作职责 185
241 开展安全巡视工作 185
第三节 突发事件处理 186
242 突发事件的类别 186
243 突发事件的危害 187
244 建立突发事件应急预案体系 187
245 建立突发事件管理机构 187
246 突发事件预测、预警 188
247 突发事件处理流程 188
248 做好奖惩工作 189
249 突发事件危机公关 189
第四节 值班安全管理 190
250 划分值班管理责任 190
251 值班事务处理注意事项 190
252 明确值班纪律要求 191
253 做好值班日程安排 191
254 节假日期间值班管理 192
255 夜间值班管理 193
256 值班工作登记管理 194
257 值班津贴与奖惩管理 195
第十一章 员工食宿管理 196
食宿是企业为员工提供的后勤保障。企业只有做好了食宿管理工作，才能使员工无后顾之忧，放心地投入工作中。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。
第 一节 员工伙食管理 197
258 员工加餐管理 197
259 员工餐卡管理 198
【实用案例】××公司员工餐卡管理规定 198
260 员工伙食补贴管理 199
261 员工餐厅日常管理 199
262 员工餐厅计划管理 200
263 餐饮原材料管理 201
264 员工餐厅销售管理 202
265 餐厅设施卫生管理 202
266 食品卫生管理 202
267 员工个人卫生管理 203
268 开展卫生检查工作 203
269 开展伙食意见调查工作 204
【经典范本05】员工伙食意见调查表 204
270 选择餐厅外包模式 205
271 餐厅外包服务商的选择 206
第二节 员工宿舍管理 207
272 员工宿舍的分类 207
273 设立员工宿舍管理员 207
274 员工宿舍管理方法 208
275 员工宿舍分配管理 209
276 新员工入住手续办理 209
277 在职员工入住手续办理 209
278 员工调房（床）管理 210
279 员工租房补贴管理 210
280 租房补贴的申请细则 211
281 员工宿舍钥匙管理 211
282 员工宿舍物品管理 212
283 员工宿舍服务管理 212
284 员工宿舍安全管理 212
285 员工宿舍防盗管理 213
286 员工宿舍消防管理 213
287 员工宿舍卫生管理 214
288 在职员工退房管理 214
289 离职员工退房管理 215
290 员工住宿档案管理 215
291 明确员工应遵循的事项 216
292 明确取消住宿资格的原因 216
293 开展宿舍检查工作 217
第十二章 行政费用控制 220
企业在日常运营的过程中会产生一些行政费用。行政管理人员作为企业行政事务的负责人，必须严格控制各项行政费用，以降低经营成本，增加效益。
第 一节 行政费用预算控制 221
294 行政费用的类别 221
295 制定预算管理制度 221
【经典范本06】预算管理制度 222
296 编制年度费用预算 223
第二节 日常行政费用控制 224
297 公务费用控制办法 224
298 消耗品费用控制方法 225
299 电话费控制方法 225
300 能源费用控制方法 226
301 纸张费用控制方法 226
302 差旅费控制办法 227
【实用案例】××公司差旅费标准 227
303 业务招待费控制 229
304 交通费控制 230
第三节 节能减排管理 230
305 建立节能管理小组 230
306 掌握节能减排要点 231
307 划分各部门节能减排职责 231
308 加强用电管理工作 232
309 加强用水管理工作 232
310 加强车辆燃油管理工作 232
311 使用新型节能产品 233
312 开展节能减排宣传工作 233
313 开展节能减排培训工作 233
314 节能减排检查与考核 233
第十三章 企业文化建设 235
企业文化建设工作是行政管理人员日常工作的一个重要组成部分。企业文化建设工作包括员工活动管理、企业网站建设、企业宣传栏管理以及企业内刊管理四个方面。通过开展这四个方面的工作，行政管理人员可以为企业创造良好的工作氛围，使企业获得长远的发展。
第 一节 企业文化建设规划 236
315 企业文化建设的内容 236
316 企业文化建设的时机 237
317 企业文化宏观建设的实施步骤 238
318 企业文化建设实施的阶段步骤 239
319 企业文化建设实施的微观步骤 239
320 企业文化建设的方法 240
321 企业文化建设规划的内容 242
322 企业文化建设规划的写作 242
【经典范本07】××实业有限公司企业文化2014—2018年建设规划 243
323 制订企业文化建设年度工作计划 248
【经典范本08】企业文化建设××年度工作计划 250
324 企业文化建设项目的种类 255
325 企业文化建设项目计划的内容 255
326 企业文化建设项目的制定过程 256
【经典范本09】企业文化手册编制计划 257
327 企业文化活动的内容 259
328 企业文化活动的类型 259
329 专项企业文化活动（任务）方案的类别 260
330 专项企业文化活动（任务）方案的制定步骤 261
【经典范本10】××实业有限公司员工文化活动方案 263
331 综合性企业文化建设活动的策划 266
【经典范本11】企业文化宣传活动方案 267
332 专题性企业文化建设专项
活动（任务）的策划 268
【经典范本12】企业文化知识竞赛活动方案 269
333 单位（部门）企业文化建设活动策划 272
第二节 开展企业文化培训活动 274
334 企业文化培训计划的时间统筹 274
335 企业文化培训课时的长度掌握 275
336 企业文化培训的频率 275
337 参加企业文化培训的对象 275
338 明确企业文化培训的内容 275
339 企业文化培训的内容要有层次 277
340 企业文化培训的形式要灵活多样 277
341 充分利用各种机会开展企业文化培训 277
第三节 员工活动开展与管理 278
342 日常员工活动分类 278
【实用案例】××公司员工活动安排表 278
343 开展员工庆生活动 279
344 给员工送生日礼物 279
345 生日活动费用预算 280
346 管理员工活动室 280
347 组织成立员工俱乐部 282
348 明确俱乐部管理人员职责 282
349 员工俱乐部活动意向调查 283
【经典范本13】××员工俱乐部活动意向调查表 283
第四节 企业宣传管理 285
350 各部门对于宣传工作的职责 285
351 宣传的渠道及内容 285
352 宣传工作实施要领 286
353 宣传栏的设置 286
354 宣传栏的使用与管理 287
355 宣传栏的规划 287
【经典范本14】宣传栏规划方案 287
356 企业文化墙的建设 289
【经典范本15】企业文化墙建设方案 290
第五节 运用企业网站展示企业文化 291
357 网站内容规划 291
358 网站设计要求 292
359 网站管理人员设置 292
360 网站的更新与维护 293
第六节 运用内刊推动企业文化建设 293
361 内刊内容和栏目的策划 293
【经典范本16】企业内部报纸内容和栏目策划方案 294
362 设置内刊编辑部 296
363 明确内刊的内容要求 297
【经典范本17】稿件奖励办法 297
364 做好稿件登记工作 298
365 内刊的发放 298
鄂公网安备 42010302001612号 