秘书的许多日常工作难度系数并不是很高，所以做好秘书工作的关键在于细节，在稳妥的前提下实现高效率。

3.秘书资料的保存与送发

秘书应保存的资料大致可以分为两种：一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。这两种资料在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。

（1）属秘书部门共用的资料

①政府法律和公司内的各种规章制度。公司一般都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程”、“公司年度决算报告”等。这些文件一般要立卷存档。

②各种规定和标准。如董事会规定、出差差旅费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。

③各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。

（2）归秘书个人专用的资料

①领导指示的记录。对于秘书来说，如果事事都要等待领导的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。但是，对于领导来说，如果这样秘书就起不到助手的作用了。即使领导自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，领?会给秘书下达书面的命令以外，许多指示都是口头的，而且这些口头指示也不会是一字一眼，显得那样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把领导的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。

②领导的资料。作为领导的专职秘书，要把领导的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以领导名义签发的指示和命令保存起来。还要保存领导目前处理工作所需的资料和业务问题的复印件。

另外，像领导的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，如果你上星期为领导买飞机票跟他要身份证?今天买机票又跟他要身份证，那?就会很不高兴。

③秘书个人的资料。根据领导的工作需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报，还有一些日后也许用得着的资料。比如，领导与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了对方的一些个人情况，如他的健康状况、业余爱好、家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，新任秘书的工作也不会脱节。

同时，秘书每天都会收到许多寄给领导的材料（包括邮件）。是不是一收到材料就要马上送给领导呢？不一定，一般是急件才需要立即送到领导办公室。

如果送给领导的文件资?很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到领导的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验来判断。

一般来说，传真、电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给领导；如果领导正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到领导手中。

有些东西虽不像传真、电子邮件的内容那样紧急，但秘书也不能拖延，比如，某分公司送来一个请示报告，请示将公司生产的饮料改变一下包装式样，以适应消费者求新的需要。对于这份请示报告，秘书应赶紧送给领导批示，否则该分公司就?可能失去一部分市场，从而使整个?司的利益蒙受损失。

将给领导送材料的顺序总结一下，应该参照以下顺序：

①电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。

②私人信件。

③一般信函。

④公司内部通知。

⑤杂志和样本等。