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秘书应把整个迎送活动安排得热情、周到、有条不紊，使客人有“宾至如归”的感觉，绝不能出现冷淡、粗心或怠慢客人的情形。要知道，迎来送往的每一个细节都是体现我们形象的重要组成部分。

9.秘书如何拟定旅行计划

公务旅行有不同的任务，如参加会议、实地考察、参观访问、业务洽谈、签订合同等；时间也有长有短，有的一两天，有的则长达数月。秘书在为领导作旅行安排时，必须向领导了解清楚本次旅行的目的、任务和要求，然后才能着手制定旅行计划。所谓“磨刀不误砍柴工”，这样才会事半功倍。

拟定旅行计划，就是为了保证公务旅行的顺利。简而言之，就是要吃好、住好、休息好、工作好，使领导在有限的时间内，有条不紊地高效率完成预定的任务。秘书应力戒因旅行行程、工作计划安排不妥而造成不良后果。一般说来，商业旅行计划应包括：目的地、时间、交通工具、住宿、备注等。

（1）目的地

领导本次出差的地点（包括中转的地点）是哪里？一个或几个？既可详写，也可略写；还可写上本次旅行过程中开展各项活动的地点。

（2）时间

旅行出发、返回的时间，写清某月、某日、星期几，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间，等等。

（3）交通工具

出发、返回时使用哪种交通工具？途经何地？以及沿途路线?等等。

（4）住宿

?　住宿地点、住宿时间以及要求、规格，等等。

（5）资料、物品携带

出差的活动内容，如访问、洽谈、参观学习、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式以及相关的谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南，等等。

（6）备注

此外，还要注意各种事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场名称、休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪，等等。