编排资料是一件繁琐而又十分重要的工作，秘书在编排资料时一定要规范、细致，只有把编排工作做好，以后查阅和使用起来，才能方便和?心应手。

4.秘书做文件校核工作有哪些程序

文件校核工作具有内在的规则性。在文件校核工作的实践中，此种规则性经过提炼、归纳，逐步形成为程序。文件校核工作程序，就是从事文件校核这项工作所必须依循的规程和次序。大致可归纳为以下八个环节。

（1）接收文件

这是整个文件校核工作的起始点，大体包括以下四项工作内容；一是签收；二是核对；三是编号；四是登记。

（2）初步校核

一般采取个体初校与群体初校两种形式。较为简单、字数不多的文件，通常选择个体初校形式，由文件主校人自行初校即可；而事关全局的重大方针政策性文件，则大多数选择群体初校形式，由文件主校人把文件复制后分送众人共同进行初校。文件初校环节有三：一是对文件发布形式进行初校；二是对文件中的政策规定进行初校；三是对文件的文字和格式进行初校。

（3）意见汇总

意见汇总就是集思广益。意见汇总环节，同样是处理初校意见的环节。就作为初校对象的文件来说，初校后肯定会出现行或不行两种意见。对经过初步校核、认为可行的文件稿，文件主校人汇总出一个综合修改稿，在报经部门负责人审核同意后转入下一工作环节。

（4）送印清样

初校汇总后的文件综合修改稿，大多比较杂乱，许多地方涂改增删，待文件清样印出后再予报批或送往有关部门征求意见。送印清样这一环节要做好以下四项工作：一是送印清样前要将文件综合修改稿报请部门负责同志审定，不论文内改动多少，均应履行这一审批手续；二是要注明所需清样份数和限定退回时间；三是要进行登记。送印清样属于文件的移交，为了明确责任，一定要在送印时进行登记；四是要装信封或文件袋密封后送出文件印制部门。

（5）征求意见

这是协调中经常采用的一种形式，即就文件内容所涉及的工作征求有关主管业务部?的意见。在党政领导机关发布的文件中，常常有些事项涉及主管业务部门的工作。对此，在文件校核过程中，要征求各有关主管业务部门的意见。

（6）综合意见

征求意见后、就要对各方意见进行梳理、筛选和综合工作。综合意见是在对文件稿征求意见后进行的，是非常重要的一个环节。实际上，综合绝非一件简单地把各方意见糅在一起的易事。要分析，要研究，要经过一个理性的认识过程。只有这样，才能真正把各部门的一些好的意见综合起来，以达到完善决策的目的。

（7）送审签发

送审，即把文件校核稿送请部门负责人审阅?稿。签发，即指领导人对文件予以签批发出。送审签发是文件校核工作必须履行的手续。文件校核稿的送审签发是一个环节的两个重要方面，两者紧密相连，互有交叉，不可分割。很难说领导签发文稿时没有审定的成分在内，实际上签发也是一种审定。送审签发这一环节非常重要。

（8）送文注发

送文注发就是把经领导人签发的文件稿送文件批抄部门注发。文件的注发工作具体由文件批抄部门负责。因此，校核并经领导人签发后的文件稿，在办理文件移交手续后要转至文件批抄部门，由其具体办理文件的注发事项。送文注发是文件校核工作的最后一个环节，要做好以下四项工作：一是要把领导人的审批情况及批示意见详细地进行登记；二是进行送出前的最后一道检查，从文字到格式对文件稿再认真细致地检查一遍，然后再看看所有的文件是否完整；三是把文件的原件、文件的签批件和文件报批请示一并移交文件批抄部门，由其在文件校核登记本上予以签字接收；四是销号。文件送出后，表明该文件在校核工作阶段的运行已告结束，在登记本上应注明“已办”的字样。一俟文件正式下发，只需在登记本上注明文件编号即可。