资料。

人们所说的“云”到底是什么？

除了天上飘着的朵朵白云，人们所说的“云”的确切含义是什么呢？

“云”和“云计算”这两个术语，尽管开始流行的时间还不长，但是工程师们已经在图表当中使用很多年了。起初，制图者用“云”来表示一个自己不了解其内部工作机理的网络，或者表示一个跟主题内容没有多少关系的网络。随着时间的推移，“云”成了互联网的别名，而且这个名字一路流传开来。

在今天“云计算”通常是指通过互联网实时发布的大量信息服务和软件工具，诸如电子邮件、电子日历、网络交流、文件备份、资料共享、同步更新之类服务都属于云计算的范畴。人们不必把信息存放在个人计算机的固定硬盘或移动磁盘上，而是可以利用上述服务，在互联网（“云”）上存放所有信息。这就意味着你可以在任何一台联网的计算机或其他设备（比如装有网页浏览器的手机）上访问和使用自己的信息与文档。你的信息放在一个地方，你可以通过多种方式获取它，而且在自己计算机的硬盘损坏或感染病毒的时候，你也不用担心自己的数据会丢失。

只要能运行网页浏览器，能上网，你就可以使用绝大部分云服务。在这些服务当中，我觉得对组织管理而言极其有用的是Google公司的免费Gmail服务和苹果公司的MobileMe服务（第九章将继续讨论这两种服务）。

当然，并非人人都是云计算的推崇者。让个人的私密信息在茫茫苍穹中飘荡，很多人可不喜欢这样的主意。有些人担心别人掌握了你的个人资料，你就会在一定程度上失去对那些资料的控制。另外，还有些人担心的是安全问题。自己在网上收发邮件、购买物品，所有这些网上活动都会受到厂商的监控和跟踪，有些人对此愤愤不平。不过，在我看来，云计算的确是利大于弊，个中原因你很快就可以看到。

举例来说，公司出台了新的差旅规定，你在自己的信箱中收到了公司投递的新规定备忘录。等你下次出差时，你就可以参照这些新规定执行，以便正确填写报销单据，尽早支领差旅费。可是，如果下次出差是几个月之后的事，你会怎么办呢？在此期间，你该怎样归档这份跨部门的备忘录呢？

在这个问题上，我们大部分人的做法可能会如出一辙。你极有可能会把差旅规定备忘录装进一个文件夹，贴上写有“报销程序”之类字样的标签，然后把这个文件夹放进专门存放财务资料的抽屉中。可是，你怎么记得这个抽屉就是存放差旅规定备忘录的地方呢？

或许你决定把这份备忘录放在人力资源部门配发的专门文件夹中，这个文件夹里放的全都是公司的规章制度文件。即便如此，还是会有同样的问题：以后你能记得自己把备忘录放在这个文件夹里了吗？

也许你会未雨绸缪，以防忘记把备忘录放在什么地方，而把这个文件复印三份。一份放在“财务资料”抽屉中，另一份放在人力资源专用文件夹中，第三份放在一个新文件夹里，有关下次出差的全部资料都将放在这里。尽管需要执行三次文档归类任务，而且也会加剧森林砍伐，不过这种策略可能还是行之有效的。

时至今日，你更有可能以电子邮件的形式收到公司发送的差旅规定备忘录。妙极了！你可以把文件归档的事忘到脑后，就让邮件存在电子邮箱里好了。当然，收件箱到头来也会像文件柜一样杂乱无章，难以翻检。什么东西放在哪里，你觉得毫无头绪，况且也不可能在显示屏上看到所有信息。但是，纸质文档和电子文档之间存在一个根本性的差异。在电子邮箱中，你要寻找某些内容的时候，不需要知道到哪里去找，这是计算机搜索功能大显身手的地方。需要获取备忘录中有关信息的时候，只要键入几个关键词在文档中搜索一下即可。

由此引出了我关于有序组织的第十二条原理，这一原理对我们现在需要的新组织模式至关重要：//不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。//

这是搜索功能的美妙之处。无论把电子邮件放在哪个文件夹，都没有关系。事实上，我认为你根本就没有必要把电子邮件放进文件夹，只要有几个大类文件夹就可以把你的所有计算机文件归置好。计算机搜索功能会帮你找到自己需要的相关文件，而所用的搜索时间大概还不及你把椅子转向文件柜的时间长。即使以前收到的备忘录不是电子邮件，你也可以把它扫描下来，以电子文件的形式存放在自己的计算机或互联网上，等到需要的时候，就可以去搜索这些信息。

换句话说，搜索是我们在信息时代生存发展的必需技能。搜索是新式组织管理的基础。下一章会告诉你如何进行更迅速、更精准的搜索，从而让你不必未卜先知，总能在需要的时候搜索到想要的内容（这也会把因浪费纸张而造成的森林砍伐的风险降到最小）。

你一定要知道的

每个人的组织模式不是一模一样的。“同一套组织方法放之四海而皆准”的观念源远流长，这种组织方法没有考虑我们的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。

鉴于过去几年间出现的种种技术进步，以往那些旧的组织规则已经过时了，再也无法满足我们今天的需要了。

我们今天需要的是一种全新的有序组织方法，这种方法能够辨别我们的个体差异，考虑我们自身的制约和弱点，充分利用无所不在的可能技术。这种新式组织方法甚至赋予我们脱离组织的自由。

搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力。我们要做的所有工作就是搜索。