使自我管理难上加难的是，最该做的事往往是你觉得最难做到的。你需要制订计划，却根本抽不出时间。你需要休息，却是压力极大、必须全力以赴的时候。你该处理一些鸡毛蒜皮的生活琐事的时候，却必须持续关注“战略性”问题。

现实生活很少符合你在某个时刻的心情，所以，建立一套方便好用的结构，把掌控和视角的因素面面俱到地处理好，用它使自己的内心和外部世界保持平衡，是明智之举。

运用工具和窍门—启动系统

再没有比顺手的工具、舒适的环境、简单的行为指导更能让你提高效率、如虎添翼的。在宜人的工作环境中，依靠灵巧的习惯和程序，以适当的工作节奏执行事半功倍的举措，也容易赢得比赛，让企业的经营取得成功。

换句话说，你要有个好的系统。我有位朋友是某大型制衣公司的质量和研发主任。他告诉我，他们的研究表明，业绩提高的举措绝大多数源自系统的改善，额外的激励和提高智力水平长远看来对绩效的提高可以忽略不计，效率提高几乎全都是改进工具质量、采用新流程的直接结果。他在评价GTD方法的价值时提出了自己的观点：企业的制度改进虽然可以提高机械的工作效率，GTD方法却是高效思考步骤的首创。

我只能同意他的话。行政思考是每个人（不光是行政人员）必须用来确保工作顺利的流程，流程一旦被认识和领会，就必须加以强化和流线化。

最近某全球知名企业启动了一系列运用GTD方法的开拓项目，对象范围涉及领导层、他们的直接下属和助理。他们把获得掌控的几个好办法介绍给大家，特别强调了电子邮件、会议和工作流程管理，就在每天的工作中节省了不少时间，显著提高了决策、规划和创意思考的质量。人们并没有因为培训变得更聪明（虽然大家觉得学会了把脑力用对地方），工作也没有更卖力。他们不过是运用了捕捉、明确和组织整理等步骤（都是GTD系统的组成部分），消除了导致精力涣散的因素，消除了未经处理的“材料”对心力的消耗而已。

这些掌控和视角要素看似简单轻巧，养成习惯长期坚持下去好像也并不费力，真正做起来却不见得那么容易。是的，虽然把工作当游戏、把生活当工作，让两者齐头并进的最佳计划是微妙的内心思考的结果，拥有现成的最佳结构，引导明智的思考和专心一意的执行，却能起到事半功倍的效果。

建立系统的结构

根据多年的经验，我们注意到有几个关键要素与轻松地运用这些步骤取得预期效果关系重大。每个要素都能显著地帮你克服下意识的抵触情绪，养成自觉运用的习惯。你在忙得不可开交的时候（比方说紧张的工作日的上午，比方说你要同时照顾两个孩子，一个3岁、一个6岁），很容易把所谓的流程忘得一干二净，因为你必须自觉地开动脑筋，必须刻意努力。你的自我管理法必须具备思考和组织的硬件和空间，它们的品质越高，用途越大，方法越简便，你就越容易获得掌控和摆正视角。

一定要用方便好用的捕捉工具

你要把源源不断地出现在脑子里的想法、信息和事务抓住，客观地加以陈述；要尽可能地让这个过程变得简单有趣，并养成雷打不动的习惯。这些年我打过交道的人为数不少，绝大多数成年人在改变行为模式时，遇到的最大、最难的问题是学会把必须处理的一切事务写出来，再用一套程序加以处理。这个习惯（也许你还没有养成，赶快行动起来吧）可以产生惊人的效果，因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。