关键是要明白，它要花时间。如果你一整天会务繁忙，分身乏术，那么，整理工作会至少滞后一小时。这种情况本身没有错，只要你心里知道这件事必须“加急处理”。但是，许多人似乎不认可、不接受这个现实，徒然地设法弥补失去的时间，却劳而无果，备感挫折。这就好比抱怨冲个澡占用了你的时间！有些人知道整理需要投入时间和精力，养成了在工作和生活的紧张间隙腾出时间的习惯，而不是喋喋不休地发牢骚。

每周回顾

每天的整理很少能做到板上钉钉、毫厘不差。每周回顾却不然，如果你还没有养成习惯，最好把它记在日历上。每周回顾一次，你可以对自己的世界重新作一番瞭望，这对你明智地分配时间、精力专注、顺利执行自己选择的工作至关重要，它的好处不言而喻。①

我建议你抽出连续两个小时的安静时间。我确信，你会好好利用这段时间，即便你的每周回顾用不了两个小时。如果你留出了专门的时间，知道自己可以把滞后的工作做完，就会在整个一周里保持轻松的心情。

执行关注层面高度的活动

要想给予足够的重视，2万到5万英尺摆正视角的商谈、交流和决策基本上都要专门抽时间进行。部门总结年度计划，与人生伴侣到风光秀美的地方商量未来的生活方式目标，与老板一起对工作作一番总结，这些谈话很少是即兴想到的。你必须自觉重视，主动计划，专门安排时间。

如果你想在更高层面摆正视角，就必须考虑采用什么形式，请谁参与，并在日程表上标记执行时间。

使用这个系统

设立你的系统，把各项内容填充就绪，顺理成章的第三件事是把它付诸运用。一切结构的最终目的不外乎给你的生活和工作提供便利，使之顺风顺水。

你在多长时间内搁置那些可能有意义、有价值的事务不予处理，却不影响你的自主掌控感和适度的专注，当然全在你自己以及你的具体情况。关键是看你是不是一旦决定整理，就能尽快把它们整理一新，并且对结果很满意。这也是GTD方法让人气定神闲的原因所在—你不必加快脚步，不必更加卖力地工作，却知道一旦情势所需，你能做得很好。造成失控感的是悄悄潜入你的生活和工作中的不明事务，它们噬咬你的神经，造成焦虑感。

下列方法可以帮助你树立一旦情势所需、自己能够担当的信心。

使用和及时清空工作篮

现在，这个办法应该是不言自明的（如果你还没有行动起来），你要养成使用工作篮的习惯，用它来营造掌控和放松感。工作篮的作用不是把东西放进去即可，你还必须再把它们全取出来。有一条标准需要不断强化，直至你习以为常：把你用于收集的一切工具全部清空，包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~48小时，让工作篮达到清零状态。任务积压的出现在所难免，但这种情况应该是例外而不是常态。

每周回顾

我必须再次重申，要想掌控引起你关注的事务，最好的办法莫过于每隔几天作一次回顾，及时处理新问题。你要督促自己这么做，并长期坚持下去，这是可以让你终生受益的好习惯。

经常重新评估和更新你的系统

一切东西都会过时。你的生活在变，责任在变，你某方面的能力在加强，另外一些方面在减弱，你的兴趣爱好也在发生转移……变化永无止境。只要你知道自己一定会回过头来，对当前事务作一番彻底整理，心情就会大为释然，也肯放远目光，信心十足地大胆探索。