有的人同时处理多项工作，有的工作分为多种环节，这些工作和环节需要改善的时候，最好准备统一的“格式标准”，并对需要改善的工作提出改革方案。

对于审核你提案的人而言，如果每次看到的是不同格式的提案，他会感到杂乱无章而不得要领，并且十分费时费力。从他的角度来看，每次提案都采用相同的格式，将会更加容易读懂并得到采纳。

对于提案者而言，深思熟虑地制作出一个全面考究的提案格式是一件一劳永逸的事情，因为每一个提案的思路和逻辑都大体相同。如果没有统一的提案格式，那么就意味着每一个提案都需要考虑每个部分写什么和怎么衔接的问题。然而，统一的提案格式能够帮助你省略这些思考，提高工作效率并缩短工作时间。

比如，各个公司的会计使用的记账簿是相同的版本，这样一来就可以使用电脑进行统一处理。试想，如果每个会计使用的记账簿不同，那么即使有再多的会计和审计也无法将所有的业务处理完毕。

不仅提案书和裁决书需要固定的格式，请帖以及明信片等也有标准格式。由此可见，使用频率高的文书都会有自己的统一格式。“格式”让交流更加简单，这也是简单工作的表现之一。