正文

三、“报告”、“请示”写作中常见的病误有哪些?

中国党政公文写作要领与范例(修订第2版) 作者:张保忠,张明哲


〔解答〕主要有:

1.一成不变的“三段式”。

写报告一般要按“三段式”来组织结构,即“情况——做法——问题与今后意见”,这可以说是报告的基本写法,但不能把它当做报告的固定模式,否则,就是犯了一成不变“三段式”的病症。我们说报告的写作方式虽以“三段式”为根本,但也不排除“两段式”,比如陈云同志于1950年1月1日回复毛泽东同志询问的情况报告《上海工商界情况》(《陈云文稿选编》(1949至1956),第61页),就是由“情况—建议”两大层次组成的。国家技术监督局写给国务院的《关于建立企业、事业单位和社会团体统一代码标识制度的报告》,也是由“情况”与“意见”两大层次组成。这就证明,“三段式”虽是报告的基本写法,但不是唯一的写法。即使是“三段式”,在其运用中也呈现着多彩状态,也不能被“情况—做法—问题与今后意见”这个框子把问题框死。比如有些专题情况报告,有时并不去写做法,它的“三段式”表现为“情况—问题—意见”;一些有关事故、案件的专门报告,它的“三段式”表现为“情况—原因—下步做法”;针对工作中发生的问题而写的检查报告,它的“三段式”呈现为“情况——原因一责任及处理意见”;一些建议性的报告,其“三段式”更表现为“情况—问题—建议”。总之,在报告的写作中,必须从“情况—做法—问题与今后意见”这个狭窄的“三段式”天地中走出来,走向多姿多彩的世界里面去。

2.“请示”与“函”画等号。

请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的上行文种,这里的“上级机关”,是特指有隶属和指导关系的上级机关,并非指某一专门业务的主管部门,也非指与自己不存在隶属关系但级格比自己高的单位,更不是指上级机关那个“庙”里的任何一个“神”。如某市科委向市财政局申请批准专项用款、市农林局就该局副业生产向市税务局申请减免税金、市畜牧局就新开设的营业商店向市工商局申办经营执照等,由于他们之间相互是平级关系,按理应用“函”这一平行文申请批准,而他们却使用起“请示”这个上行文种来,把“请示”与“函”画等号混为一谈,这是不正确的。又如驻某地一个隶属于中国海洋石油公司的石油生产公司,在向地方政府所属市劳动局申办招工指标、向市物资局申请用煤时,写出去的“函”均被退回,对方非要以“请示”行文申请核准不可。这种做法也是犯了把“请示”与“函”画等号的错误,因为他们之间并不存在任何隶属关系,在这种情况下,向“有关主管部门请求批准”按理亦应用“函”,恰恰不能使用“请示”。还有,某县委就县精神文明建设办公室机构变动事宜行文给市委宣传部时,也以“请示”行文,理由是“市委宣传部是市委的内设机构,而市委又是县委的领导,所以,给市委宣传部行文时要用‘请示’”,这种讲法也是不准确的。市委是县委的上级,但并不是市委的那个“庙”里的任何一个组织都是县委的上级,市委宣传部与县委是平级单位,按前边讲的同样应当用“函”,而不是用“请示”。

3.请示结尾用语未遵守“重点后置”。

请示的结尾用语,基本上可以说都采用“重后”的修辞手法。它是指一句话中两个截然不同的含义,一个为“虚”,一个为“实”,而且“虚意”位前,“真意”在后,并且这种“实意”又通过谐音体现出来。比如“是否可行,请批示”、“妥否,请批示”、“可否,请批示”等,都是请示结尾的常用语。这些语句,从字面上看好像作者的本意是这样的:“我们的意见、要求是可以(可行、可办),还是不可以(不可行、不可办),请上级给我们审批一下”。实则大不然。如果请示的作者基于这样一个想法,即请示的内容上级批准也可,不批准也可,那么,一般就不会写请示了。从实际工作来看,凡是要行文请示的问题,作者都是渴望上级批准的事情,都是迫切期望领导能认可的问题。这种渴望能获准的心情又不能过于外露,否则,就显得有些不恭了。所以,我们祖祖辈辈的秘书工作者们集多年的实践经验,总结并约定俗成了目前请示的这种结尾惯用语。由此可见,“是否可行,请批示”、“妥否,请批示”、“可否,请批示”中前半句的“是否”、“妥否”、“可否”只是一种“虚意”,而“请批是”(“是”即“示”的谐音)才是作者的真意所在,表示出一种对上级的肯定性的要求。

我们在实际工作中,看到有的请示的结尾用语写作“可否,请予批复”、“以上意见是否可行,请领导给予审批”、“以上意见妥否,请上级决定”等,这种写法从字面上说不出有什么不妥,但从更深一层的意义来讲,就显得不尽巧妙,缺乏深刻。

4.把目的句置于请示的开头。

写公文通常要在开端处交代行文的目的,从而构成目的句居全文之首的特定形式,这对于有些文种来讲,这样进行处置是符合其规律的。假若在写请示时,不问具体情况,千篇一律地把目的句置于全文之首,这就违背了请示写作的内在规律。请示在一般情况下,目的句不在全文之首,而是在第二层次的开头,因为请示在具体写作上通常在逻辑上要包括两大层次,先写“为什么要请示”,即请求上级指示、批准某一问题的背景、缘由、原委;再写“请示什么问题”,即要求上级为我们“做什么”与“怎样做”。这种严密的逻辑顺序,在客观上必然要在第二层次的开头使用一个以“为”字为句首的目的句,以达到“承前启后、连接上下、转换过渡、顺理成章”之作用。如果不按这一写作规律办事,而把目的句置于全文第一层次的开头,不仅造成目的句重叠,而且违背了全文的逻辑结构顺序,造成层次内容上的混乱。例如某市财政局写给市政府的《关于做好今年国库券发行工作的请示》,开头一上来即写道:“为认真贯彻市政府关于积极做好今年国库券发行工作的指示精神,现就有关问题请示如下”。接着另起一段又写道:“今年省里下达我市国库券发行数额为一亿元,整个发行工作从三月一日开始。为保证这项工作顺利进行,现提出以下意见……”这份请示前后出现了两个目的句,内容出现重复,层次呈现迂回,读起来给人一种蹩脚的感觉。正确的写法是,应把第一个目的句合并到第二个目的句处一并予以表达,这就顺当了。

5.四处“烧香”,八方“拜佛”。

这里指的是在行文请示时多头主送。例如某煤铁矿所写的一份要求扩大基建投资的请示,主送机关是:“市政府、省冶金厅”。这种多头请示的做法,容易造成主办与协办单位之间相互推诿、扯皮,延误批复时间,或者由于批示意见不一致,使下级难以适从。正确的做法应当是“香烧一股,敬佛一尊”,即一份请示只能主送一个自己的上级,谁有批准办复这一问题的权力和责任就主送给谁,可将需要了解和掌握、协办这一问题的另一个上级单位列为抄送。

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