成对使用开头语和结束语→一般的书信，用“敬启/敬上”；比较礼貌的书信，用“谨启/敬上”；问候语省略时，用“前略/草草”；回信时，用“敬复/敬白”。

不要在深夜时分发送传真到私人住宅。

不要用传真发送大量文件。

用传真或电子邮件送信后，一定要打电话进行确认。

首先要熟记书信的基本模式。一封信一般由四部分组成：问候语、正文、结尾、后附。下面我将逐一向大家说明，希望大家能在此基础上写出真诚的书信。

一是问候语。这主要是指“敬启”等开始语以及时节问候语。在表达关心对方的同时，也向对方介绍自己这边的情况。

实例：“敬启时至深秋，近来可好。托您的福，我们部门……”；另外，如果是归还资料之类的事务性的书信，则可以省略问候语。

二是正文。在进入正文之前，我们一般会用一些转折词，然后再对主要内容进行简洁明了的概括。

实例：“其实，上次收到您送来的贵重礼物，我们不胜感激……”

三是结尾。主要是写对对方的祝福。

实例：“保重身体，注意风寒”。

四是后附。写上日期、署名，结尾处不要忘了“敬上”。

实例：“敬上”、“某月某日”、“某某某”。

在商务交往中，会有很多传真文件的往来。写传真文件的重点在于，一定要写清楚To和From再传送。To和From的内容包括对方的姓名、传真号码、电话号码，发信人的姓名、传真号码、电话号码，件名、发信日期、发信页数。对于一些不便写明的内容则不要写。另外，最好不要用传真发送账单等重要文件。

电子邮件是现在最为简便的一种通信工具，为了不浪费对方的时间，在邮件里我们要尽量简洁地概括要说的内容，邮件中可以省略问候语或过多的敬语。邮件标题最好能引起对方关注。在地址簿中事先要在收信人的名字后面加上“先生/女士”。在回复邮件时，要重新从地址簿中找出地址来。想要发送邮件给收件人以外的人，在抄送栏里输入地址即可。但是要注意，邮箱地址也是一种个人信息，如果不愿意让别人知道这些地址，那就要使用密送，并要在正文里说明你使用了密送。另外，最好在邮件后面注上自己的名字。回复邮件时，一定不要忘记写上名字、邮箱地址、电话及传真号码。而且，回复时的邮件名不要继续使用对方发过来的邮件名，一般应以表达谢意的语句作为回复的邮件名，如“谢谢您的来信/我是某某”。