正文

回复邮件的速度=别人对你的评价

麦肯锡精英的48个工作习惯 作者:户塚隆将


在按下了邮箱的“发送”按钮之后的6小时内,我收到了来自全球的几乎80%的回复邮件。我发邮件的时间是东京时间深夜两点。第二天早上8点我到公司时,邮箱内的收件箱已经满了,所以这些邮件都是在这6小时内发过来的。

这些回复邮件的人大都是奔走于世界各地的精明的银行家,我震惊了。当然,他们完全不知道我的存在,因为我只是高盛集团驻东京办事处的一位年轻的金融职员。

看到收件箱里满满的回复邮件时,我惊呆了,因为我想起了日本与伦敦、德国、北美东海岸和香港等地的高盛集团驻海外办事处存在的时差。这些人到底什么时候睡觉、什么时候吃饭,又过着怎样的生活呢?

我在高盛集团工作时,曾在关于某日企出售的企业并购顾问企划中,负责制作有意收购该企业的买方候补企业名单。

我列出了这一时期对投资日本真正感兴趣的海外企业名单,将它们按欧洲、北美和亚洲的顺序进行了整理,并准备了在业界被称为“入围名单”的初期买方候补企业名单。

之后,我与那些买方候补企业进行了密切联系,将具体情况用邮件发送给了入围公司海外办事处的资深投资银行家。顺便说一下,“banker”这一英文单词翻译成日语就是“银行家”。在英美等国,“banker”通常是指投资银行家,而不是一般的银行家。

他们不愧为投资银行家,发给我的回复邮件内容虽然简练,却都是基于深刻的经验和丰富的信息来源而整理出来的新想法。

在高盛集团,这样的回复速度已经不足为奇。越是繁忙的顶级银行家,回复邮件的速度就越快。理由有三:

1、掌握高效工作方法的人,最后都会成功

2、人们普遍认为,回信速度越快的人越是一流的专家

3、公司的人事体制能够对回信速度快的人做出正确评价

假设你每天收到100封邮件,有些人会马上回复邮件,有些人会三天后再回复邮件。那么,马上回复邮件的人不仅会让你觉得很贴心,而且也相当于帮你处理掉了眼前的一项工作。

下面我就来介绍一下回复邮件时需要注意的3点。

1.把回复邮件的时间当作你的名片

对于等待回复邮件的人来说,你们也许素未谋面,所以他只能从有限的信息中了解你是怎样的一个人,而你的回复速度就是其中之一。特别是这几年互联网发展迅速,回复邮件和网上聊天都是在看不见对方的脸、听不见对方的声音的情况下发送和接收的。拿邮件这种沟通方式来说,发送邮件的人并不知道对方会在什么时候阅读邮件。

如果对方等了很久还是没有收到回信的话,他就会担心自己之前的邮件是不是没有发送成功,进而去查询其他的邮件地址或打电话询问。为了避免让对方花费不必要的时间和产生不必要的担心,我们也应该注意尽早回复邮件。

2.当回复邮件需要花费大量时间时,最好先发送一封言简意赅的邮件告知对方

例如,只要发送内容为“因为正在外出,没有时间回复邮件,所以明天早上再回复您的邮件”这样一封简短的邮件,对方便会觉得自己的邮件被重视了,从而感到安心。

3.当需要整理思路时,要敢于搁置一晚再回复邮件

当邮件涉及感情内容时,就需要谨慎处理了。虽然立即回复邮件很重要,但是邮件一旦发送了就不能再删除了。所以,如果你觉得你对发出去的内容没有太大把握,那么你就要敢于花一定时间对内容进行确认之后再发送给对方。


上一章目录下一章

Copyright © 读书网 www.dushu.com 2005-2020, All Rights Reserved.
鄂ICP备15019699号 鄂公网安备 42010302001612号