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职业素质――职业发展的CPU(5)

我是职业秘书 作者:谭一平


欧阳蓉成了替罪羊,她受的委屈确实值得同情。但是受了委屈就马上辞职,说明她的心理承受能力还不是很强。

当秘书的必须有很强的心理承受能力,这是由秘书工作的性质决定的。由于市场竞争越来越激烈,企业内部的管理难度也越来越大,领导人所承受的压力也越来越大,所以他们的情绪也容易波动,出现焦急、不安、失望甚至愤怒等现象。一旦这些负面情绪积累到一定程度,他们就要找个对象把这些情绪发泄出来。当他们需要发泄自己内心的负面情绪时,秘书自然而然成了他们发泄的最佳对象,因为方便,秘书就在自己身边,随便找个借口就可以发泄一通。将秘书当做发泄的对象,不仅方便而且代价很小,甚至可以说是免费的。提高心理素质当秘书就要经得起骂。俗话说,没有金刚钻,别揽瓷器活。如果受不了委屈,那就不适合当秘书。因此,秘书必须加强自己的心理素质。特别是年轻的秘书新人,绝大多数人在家里都是独生子女,娇生惯养。从优裕顺境的家庭中走出来,有相当一部分人喜欢我行我素,很少关注他人的情感,只在乎自己的感受。因此,他们承受挫折的能力很低。当他们独自面对社会时,复杂的人际关系已让他们应接不暇,如果再让他们受点儿委屈,那仿佛就是世界末日的来临。特别是一些女秘书很容易情绪化,稍微受点儿委屈,就当着上司的面泪如泉涌,甚至号啕大哭。对上司来说,他可能会动恻隐之心,当时不会再多说什么,但是从内心来讲,他可能会更看不起这种娇气的作风。

心胸开阔秘书受了委屈之后,最好用清朝郑板桥那句“难得糊涂”的名言安慰自己。一方面,对上司的“辱骂”不要计较太多。因为上司也是人,他们也有喜怒哀乐,他们也有要发泄的时候。他们一般是有教养的,尽管他们在“辱骂”你的时候使用一些粗鲁甚至下流的词汇,那只不过是因为他们太激动,造成他们口不择言,但是这种“辱骂”本身并没有侮辱秘书人格的意思。在另一方面,这种“屈辱”也会很快过去,因为事实终究是事实。即使事情的真相一天两天清楚不了,也总有真相大白的一天。因此,秘书要像竹子那样坚韧,不要因为被风吹弯了就永远挺不起腰;秘书要像江海那样心胸开阔,不要因为飘过几朵云彩心里就留下长久的阴影。机灵:在什么山上唱什么歌小赵是北京春盟公司的总经理秘书。这天一上班,地税局的人又来电话找总经理,让补交近百万元的税款,如果中午十二点之前不给答复,他们就要采取强制措施了。小赵知道,由于三角债的原因,公司已经出现了严重的现金流问题,这些天总经理一直在外面筹措资金,昨晚又在请客借钱。税务局这已是第三次来电话了,小赵心里很着急,在等着总经理快点儿来上班。上午快十点了,总经理才姗姗而来。“老板早上好!”小赵跟总经理打了个招呼,可总经理没有像往常一样笑容可掬地回应小赵,而是沉着脸匆匆进了自己的办公室。

一看总经理的脸色就知道总经理昨晚“攻关”无果而终,那几千元的招待费又打水漂了(因为是小赵负责订的包间)。是不是马上将税务局催税的电话内容向总经理报告,小赵迟疑了一会儿之后,拿起包括税务局来电记录在内的文件夹来到了总经理办公室。她没有像往常那样给总经理冲杯速溶咖啡,而是打开书柜,找出准备招待某银行行长的碧螺春,沏了一杯递给总经理。

“老板,你来得这么晚,是不是昨晚在家看‘超女’看得太晚了?”小赵开玩笑说。

“我现在哪还有心情看‘超女’?现在跳楼的心都有了!”总经理苦笑着。接着他又问:“小赵,‘超女’到底是什么玩意儿,怎么有那么多人喜欢看?”

见总经理的脸色已是阴转多云,于是小赵娓娓而谈,说“超女”如何如何精彩,自己如何成为“玉米”。听着听着,总经理说自己今晚回家也要看“超女”。十几分钟就这么过去了,总经理的脸色又开始艳阳高照。这时,总经理看到了小赵手中的红色文件夹,问小赵有没有什么事,于是小赵将文件夹递给了总经理。总经理一看就笑着说:“你还真机灵!”什么是机灵?机灵就是反应快,一旦发现时机不合适就马上改变战术,在合适的时间办合适的事,将原则性与灵活性融为一体。遇到税务局催税这样的急事,小赵见到总经理后本应马上汇报,但当她发现总经理心情不好时就马上改变了主意。如果马上汇报,那对总经理的心情是雪上加霜,这不仅解决不了问题,反而会使事情变得更糟,所以,她找到一个轻松的话题,先改变总经理的心情。只有在总经理心情舒畅之后才能面对问题,找到解决问题的办法。

秘书工作繁杂,一个最大特点就是突发性事件多,很多客观因素无法控制。一旦出现新的情况,就要求秘书按新出现的情况采取新的对策。如果秘书不机灵,按部就班,墨守成规,那就有可能造成失误。如果小赵一见总经理就马上汇报税务局催款的事,那不仅有可能会被总经理骂个狗血喷头,而且也会使总经理的情绪更加恶劣,从而很难冷静下来面对现实的问题。

注意察言观色秘书要做到机灵,首先就是要敏感,能细心观察周围每一个细小的变化,特别是在与别人打交道时,要能识别对方肢体语言上的所有变化。正如每个人都有自己独特的个性一样,每一个人在与他人交往时也都有自己独特的习惯。秘书首先要学会识别上司的肢体语言,熟悉他与人交往时的一些习惯动作,如果能根据他的这些习惯动作来打交道的话,那你的工作就事半功倍。一些秘书有这么个坏毛病,与别人一见面,自己就滔滔不绝,不管对方情绪如何,想不想跟你说话。如果对方情绪不好,现在不想跟你说话,那么你说得越多,对方对你就越反感。因此,秘书要注意养成这么一种习惯,那就是不要一见面就谈工作,而是先问候或闲聊两句,在这个过程中观察对方的气色,再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。

提高随机应变能力秘书随机应变能力的提高,最根本还是有赖于工作经验的积累。为什么人们总把老秘书比做老姜,说姜是老的辣,就是说老秘书经验丰富,见多识广,一旦有新情况,他就能根据自己的经验,不慌不忙地采取相应的对策,做到在什么山上唱什么歌。


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