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在陪同领导访问客户时，秘书如果能配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，而且在客户眼中会认为你是一个应对得体的好帮手，从而提高公司的信誉。

6.秘书随从事务的工作程序

秘书随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序却大致相同。

以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段。

（1）准备阶段

当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

①思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象?参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。

②组织准备。秘书要根据领导指示，拟订出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。

③资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革、领导班子、当前工作状况及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策、法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；有关出访地?的地理、气候、交通情况以及风?人情方面的资料。

④物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、录音笔等物品。

（2）出访阶段

①做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场、召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为其安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

②主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。

③及时同本企业联系。在领导出访期间，秘书要同企业总部及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解本企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利领导作决策。

④处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率，还要尽可能保证领导的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

（3）结束阶段

随从秘书要做好出访活动的善后工作?这个阶段主要有：

①做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。

②整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。

③抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后，秘书要及时通知、督促有关部门落实，做到言而有信。

④报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

⑤回顾总结。随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。