秘书在整个跟随领导外出活动期间，要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导同时也为自身树立良好的形象。

7.秘书如何做好商务接待和拜访工作

商务接待和拜访工作在秘书职业中必不可少。因此，学会一定的技巧，有助于工作的开展。

在商务接待中遵循“以客为尊”的原则会让客人感受到你的亲和力。接待工作繁杂琐碎，如有疏漏，将会有损于企业的形象，给企业造成不必要的损失。

在进行接待和拜访工作时，应注意以下几点：

①接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅；女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。

②如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应作简短的记录。

③客人到来时，领导由于种种原因不能马上接见时，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

④客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

⑤接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势，具体如下：

a.在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

b.在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

c.在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

d.在客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

秘书在工作中，由于各种原因，经常要去拜访别人，这时就更需要讲究礼仪，才能使你尽量顺利地完成工作任务，达到拜访的目的。

①拜访前应先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定，一般而言，时间宜短不宜长。

②当你到达时，告诉接待员你的名字和约见的时间，递上你的名片，以便接待员能通知对方。

③如果需要等待接见，应安静地坐着，不要随意与其他人员闲聊来打发时间，如果想抽烟，需先注意观察该场所是否允许吸烟。即使你等候时间过长，也不要明显地抬腕看表或显出不耐烦的样子。实在无法再等候，可以向秘书说明，并另定机会，不可大发雷霆。

④当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，应先做自我介绍，如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。

⑤谈话时应开门见山，言归正传，而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情，与接待者的意见相左时，不要争论不休。对接待者提供的帮助要致以谢意，但不要过分。

⑥要注意观察接待者的举止表情，适可而止，当接待者有不耐烦或有为难的表情时，应转换话题或口气；当接待者有结束会见的表示时，应立即起身告辞。

⑦告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”、“谢谢”；主人相送时，应说“请回”、“留步”、“再见”。