作为秘书，有一点是值得注意的：发电子邮件时一定要慎重，要小心写在E-mail里的每一个字、每一句话。因为现在的法律规定，E-mail也?以作为法律证据，是合法的。

6.秘书需掌握的电脑知识

对于现代秘书来说，电脑是其日常工作中必备的办公工具之一。所以，掌握必要的电脑知识同样也是秘书必须掌握的一项基本技能。

通常，秘书在使用电脑时，对一些惯性的错误操作都抱着很随意的态度，认为对电脑没有什么影响。其实，使用的方法不正确，会加快硬件的损坏速度。如果能参照下面介绍的方法正确使用电脑，可以在一定程度上延长电脑各个硬件的工作寿命。

（1）正确开关机

使用电脑第一个要注意的就是正确的开机顺序，应该先打开外设（如显示器?音箱、打印机、扫描仪等设备）的电源，然后再接通主机电源。而关机顺序则刚好相反，因为在主机通电的情况下，关闭外设电源的瞬间，会对电源产生很大的电流冲击，所以应该先使用正确的方法关闭主机电源，然后再关闭外设电源，这样可以减少对硬件的伤害。而电脑在进行读写操作时，更不能切断电源，以免对硬盘造成损伤。

另外，关机后也不能马上开机。关机后，距离下一次开机的时间，至少要间隔10秒钟。如果在关机后一段时间内频繁地做开机关机的动作，会对电脑硬件造成很大的电流冲击，尤其是硬盘。

（2）良好的供电

电脑一定要有良好的供电，应该确保交流电电压在220V±10%的正常范围内，如果本地的供电电压不稳定，则需要使用稳压器。

在条件允许的情况下，还应该为电脑配置UPS（不间断电源），让电脑在断电后能继续运行一段时间，以保存自己未完成的工作再正常关闭电脑，并保证各个硬件在突然断电时不会受到电流冲击而损坏。

（3）恰当的使用时间

电脑如果长时间不通电使用，会由于吸附灰尘多的原因而发生短路现象，而使硬件不能正常工作或损坏。在较为潮湿的天气，更有可能发生这种情况，因此，最好每天都能使用电脑或者让电脑通电一段?间。

（4）防静电破坏硬件

在与电脑硬件接触前，应先释放自身的静电。电脑在工作时，机箱、显示器等设备都会释放出大量的静电，而人体内也带有大量的静电，如果与硬件接触，就可能造成硬件芯片内部被击穿而损坏。如果手比较湿润带有水分，千万不可接触硬件，因为这样损坏硬件的可能性会更大。

（5）电脑的摆放

电脑置放的地点将会影响内部硬件的寿命以及使用效果，因此一定要选择不受阳光曝晒、干燥通风、不易沾染尘埃的位置；置放的桌面要稳定；最好不要摆放在使用地毯或是木质地板的房间里，这样会应电脑硬件溜产生静电不易导出，而存在不安全的因素。

（6）文件的备份

时刻备份重要数据（最好备份到软盘、U盘、移动硬盘、刻录到光盘，不宜只备份到其他分区），并且备份数据后要确认备份的数据是否完整；USB设备安全删除后再拔，其他设备不可带电插拔。

为了避免资料遗失，重要资料最好要备份于三个地方，同时为了避免资料遭人窃取、偷看，最好还要使用安全密码或者是加密软件。

（7）防止电脑病毒的入侵

电脑病毒发作所造成的破坏程度参差不同，其影响可小至仅仅对屏幕的显示造成干扰，但也可大至电脑储存的珍贵?料受到破坏。随着互联网的发展和电子商务的使用日益普及，电脑病毒的威胁实在不容忽视。所以，要做到以下几点：

①严格禁止来路不明的媒介进入机器，可以说盗版光盘的使用为病毒的流行起了推波助澜的作用。

②使用合法软件。

③传递数据时尽量先查毒一遍。

④接着使用别人使用过的电脑之前，要先将电脑电源完全关闭后再重新启动，以避免电脑病毒暂存于内存中。

⑤安装正版的杀毒软件，要知道，如果连杀毒软件的来源都无法保证，那根本就谈不上防止病毒的入侵，同时，最好选择带有病毒防火墙的杀毒软件，?前国内发行的杀毒软件很多都有这个功能，如瑞星、卡巴斯基、金山毒霸等，使用正版软件不仅可以得到良好的售后服务，而且可以及时获得最新的防病毒数据。

⑥当遇到带有附件的邮件时，如果附件为可执行文件或word文档时，不要选择打开，可以用两种方法来检测是否带有病毒。一种方法是，利用杀毒软件的邮件病毒监视功能来过滤掉邮件中可能存在的病毒。另一种方法是，把附件先另存在硬盘上，然后利用杀毒软件查毒。

⑦不要使用邮件软件邮箱中的预览功能。当今，一些传播与破坏力比较大的病毒，往往都是在邮件预览时进行感染的，并?需要打开邮件。如果使用Outlook收发邮件，建议用户关掉邮箱工具的预览项，或者升级微软的最新补丁，这样可以预防Outlook接收邮件时受到感染。如果使用的是Foxmail，应在当前账户属性中模块项选择纯文本格式。

⑧经常留意官方和杀毒软件发行公司对计算机病毒的公告，在不能够确定机器是否对某种病毒确实有防御能力之前，不要做冒险尝试。