温馨地提示一句：在使用电脑一个小时之后，要休息5到10分钟，不让眼睛过度疲劳；同时要站起来活动一下筋骨，这样才不至于因为姿势不良而影响健康。这些提醒的重点都在于让自己身体的器官和肌肉得到放松，使之不会因为长期在电脑前工作而造成病变。

7.秘书如何熟练使用传真机

传真机是企事业单位最常见的通信工具之一，具有方便、快捷、准确等优点。熟练使用传真机是一个现代秘书日常工作的一项基本技能。

下面我们以HP Officejet 4110传真机为例，谈一下传真的发送与接收。

（1）传真的发送

①自动发送传真：如果您没有连接电话机，可以直接通过面板按键发送传真，前提是对方传真机必须设为自动接听状态。

方法是：放好原件后，按前面板上的蓝色<传真>按钮，液晶屏上出现“Fax Number”，这时通过一体机面板上的数字按键，输入对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”），按机器<开始>区域中的<黑白>按钮发出黑白传真；或者点击<彩色>按钮发送彩色传真（彩色传真需要对方也是彩色传真机方可实现）。

②手动发送传真：如果您的一体机背部串有话机，把原稿放好，然后拿起话机上的听筒，在电话机上（而不是一体机按钮面板上）拨对方的传真号码（注意有些交换机需要用户在电话号码前加拨“9”或“0”）。跟对方通话时阐明自己是要发送一份传真给他，之后可以用以下两种方法发送传真，如下：

A请告诉对方“我要先给您传真信号，一会儿当您听到话筒里面没有声音了，并伴随着‘嘟——嘟——’的低声后，再按你传真机上的开始键来建立通讯即可。”对方明白您的用意后，您就可以按自己一体机上的<黑白>按钮了，之后挂上话筒，观察您的一体机液晶屏上会显示“connecting”，之后是faxing page 1等，直到发送成功。

B先让对方给您传真信号，当在话筒中听到刺耳的传真音后，尽量在2秒钟内按一体机上的<黑白>按钮发出黑色传真，或者点击<彩色>按钮发送彩色传真。看到液晶面板显示“connecting”以后，挂上听筒，等待发送完毕。

（2）传真的接收

①自动接收传真：开机后，在就绪的时间状态显示下，按<设置键>，随后按3，再按3，显示的是自动应答铃声数，您可以按左右箭头键配合输入键选择。这样您的一体机就会在您设置的铃声数后自动接收传真。通常在传真机无人值守的时候设为自动接收模式。

②手动接收传真：注意手动接收传真，必须提前在一体机背后串接电话机。由于这款一体机无自动接收按钮设计，所以需要在菜单中修改值，您可以同样按<设置>键，随后按3，再按3，用左右箭头配合输入键，将之?显示的值更改为No Answer。这样设置后，有电话来电时，一体机就不会自动给应答信号，而是一直响铃，直到您拿起电话听筒与对方通话。当得知对方是要发送传真给自己时，按<黑白>按钮给出传真信号，之后挂断话筒等待接收和打印即可。对方听到您给出的刺耳传真信号后，也会按下他传真机上“开始”按钮，双方就开始传输信号了。

发送传真时，应提前放置传真原件，将有内容的一面向里，标题朝下放入上面的进纸盒，并用滑动卡槽把原稿的两边固定好。这时液晶面板上就会在时间的下面出现“Original loaded”的提示。

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传真机是一?自动化办公设备，它可以提高秘书的办事效率，既快捷又方便，熟练掌握它的使用方法，无疑会给办公工作带来极大的方便。