张弛有度——项目冲刺管理

曾经和一位长期驻外实施项目的项目经理聊天，他说：

我们的公司在上海，去年承揽了深圳一个大项目，我任项目经理，项目组有9个成员都跟我一样是上海派驻深圳实施项目的，大概每个月可以回一趟上海。现在我们的项目进度严重滞后，原计划10个月验收,现在已经做了12个月,预计至少还要投入1～2个月。由于项目组成员长期出差在外，团队士气下降得很厉害，他们的激情和凝聚力都在下降，冲突也多起来，一些成员开始不再关注项目结果，目标意识差，责任心也越来越差，缺乏求胜的欲望。更可怕的是，连我在内大家都感觉到项目的尽头还是那么的模糊，而团队又如此缺乏斗志，我该怎么办呢？

这位项目经理所讲的案例非常典型，我们姑且不分析项目如何延期的原因，项目延期的原因通常是多因素的，但就他描述的情况看，如果不改变这种工作效率低下的团队状态，可以判断，该项目延期会越来严重，甚至可能把项目拖垮。

事实上，团队士气和项目工作进展的非常微妙。我们经常遇到的困扰是当项目还有很远历程要走的时候，团队士气却异常低下，因为当多数团队成员认为项目已经接近尾声的时候，其实真正的工作量也许刚刚过半。做项目就像长跑运动员赛跑，一定要把握好节奏，没经验的运动员往往在赛程还没过半的时候就把体力消耗光了。张弛有度的项目节奏在项目实施过程非常必须，而这一点恰好又是中国人的专长，因为我们非常善于搞运动，搞突击，中国人也习惯于搞运动，所以我们经常会遇到大扫除运动、植树运动、交通安全月运动等各式各样的运动。我们经常会看到“大干一百天，保证XX工程如期竣工”、“安全运营XX天”等运动标语。要解决开头案例中项目经理的难题，最好的办法是掀起一波项目攻坚冲刺运动。某种意义上讲，为了更好的把握项目节奏，项目经理适时推动一些工作冲刺运动对团队工作效率提升、项目时间和成本的管控非常必须。下面介绍几个项目冲刺运动的关键成功要素。

1. 晰目标

最首要的一点就是树立项目阶段冲刺的目标，研究发现，影响团队氛围的最主要的因素就是团队的目标是否清晰。在漫长的项目实施过程中，尤其在中后期，团队成员最大的迷惑是目标缺失，项目启动时的大目标可能被淡忘，或者因为种种外界条件的变化而被扭曲，团队成员在一种看似有远大目标，其实近期目标缺失的状态下工作，因而看不到实际的终点，继而士气下降。树立清晰的阶段冲刺目标有助于把所有团队成员的注意力聚焦起来，让团队振作起来，在短期内一鼓作气完成一个非常清晰、具体的目标。清晰的目标具备以下几个特点：

1) 团队成员非常清楚地认识到现实和目标之间的差距

2) 团队成员对短期目标的达成形成共识

3) 有能力达成短期目标，并信心十足

4) 所需要的资源能够得到保障，前进路上的障碍能够清楚

冲刺目标要具体并且能够分解能到所有成员头上，使得每一位团队成员非常清楚自己在实现这一目标过程中的责任和所要付出的努力。

2. 详计划

目标清晰还不算，更重要的是要制定一个详细地、切实可行地达成目标的计划，光有目标没有配套的行动计划，冲刺运动非常容易流于形式。一个周详的计划应该清晰定义冲刺运动中的所有关键活动，针对每一个关键活动，又要明确其责任人、起始时间、结果输出、检查标准等等。周详的计划要能够支撑目标的实现，目标的实现要分解为若干个能按时完成的小活动。

实践中比较有效的方式是项目经理确定总体目标和总体计划，把具体的工作分解到小的团队或个人头上，再由每个小团队或个人制定自己所承担工作部分的详细计划，并报项目经理审批。