在我办公室的桌子上，堆着一摞摞的文件资料，而这些文件资料上面许多还贴着便条。这还不够，我办公室的墙上贴满了一张张的大纸。事实上，如果步入我的办公室，你会发觉这样的办公室竟然是一部讲述有序组织的著作的作者在使用，那真是有点混乱了。可是，那并不是混乱，起码对我来说不混乱。

纸质资料，无论是便条、账单、报表还是传真，不管我愿意与否，都会进入到生活当中，这不过是一个客观事实。如果我以桌面上没有纸质资料为目标，那么我就得具备未卜先知的本领，在收到每一份资料的时候，都能够预先知道今后何时和为何会用到它们。这是要我当神仙啊，我注定是办不到的。

要想预先把每一份资料都存放得井井有条，那就不得不停下手头在做的工作，根据今后使用该资料的时间，将其存放在合适的地方。哪怕当时忙得要命，也得这么办。而我通常总是忙得不可开交，放下手头工作，就得切换不同工作的背景，这么做不仅会导致精力分散，而且时间一长还会加重大脑负担（有关背景转换的内容，详见第十二章）。对我而言，仅仅为了保持桌面干净，就有大量工作要做。

相反，我欣然接受自己经常没有时间处理所收到的各种纸质文件的事实，这是我可以成功绕开的一个制约。因此，我会根据使用资料的背景或目标来处理桌子上一堆一堆的纸质文件。譬如，其中一堆可能是自己想要保存下来的商家寄送的各种优惠票券。诸如体育用品商店的折扣券，电影节上的优惠票，这类东西都堆在一起。账单之类的资料需要查对，而用完之后要么作为可循环利用的垃圾扔掉，要么直接销毁，这类东西放在另一堆中。第三堆中放的是飞机上看过的各种杂志，其中有些文章想要保存起来，或者已经用便条贴作了标记，准备以后再读。诸如频繁使用的密码、电话号码、便条记录之类不想让其埋没在文件堆中的资料，我会写在可以粘贴的便笺上，把它们放在一眼就能看到的地方，以便随时可以找到。

利用这套办法，在不方便的时候，或者工作场景不合适的时候，都不必去处理纸质文档（当然，我还是得把那些文档放在相关的资料堆中，但是这个过程需要耗费的思绪和精力微乎其微）。此外，摆在那里的文件堆也是一种醒目的提示，一看到它们，你就会知道：哦，我还有文件需要处理。如果这些文件不是摆在桌子上（或者贴在墙上），我敢保证自己会忘得一干二净。大多数情况下，一旦对这些文件作出必要的处理，它们对我就不再有什么重要作用了，往往直接送进了碎纸机。在我的办公室里，之所以文件柜中只有一个抽屉里放满文件（其中都是必须要保存的最新财务账单和法务文档），大概原因就在这里。

因此，我的建议不是要力争实现办公桌上没有文件，而是根据这些文件的使用背景、使用目标或者备忘方式，简单地加以分门别类即可。只要你在办公室里的工作方式对你自己行之有效，哪怕看起来有点乱糟糟，那也不要紧。

纸质文档的不利之处

上述内容可以概括为：为亟待处理的事情写便条，为一筹莫展的事情寻灵感，给有待解决的问题找方案，为金融税务及法律事务存文件，纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。然而，纸质文档在其他场合经常是不够理想。在以下场合，我建议你不要使用纸质文档。