当然，我这种接受纸质账单的办法也有缺点。开始的时候，文件有可能归档不当。而电子文件在计算机上很容易搜索找到。事实上，就在不久前，我有一个纸质账单就怎么也找不到了。最后不得不给金融机构打电话，让他们再补寄一份。由于邮寄账单需要很长时间，因而不得不申请延长纳税申报时限。

当然，你也知道文件柜总是很容易塞得满满的，这可是个烦人的事情。那么，你怎么才能安全可靠地保存好那些值得保留7年之久的纸质文档呢？

我有一个办法，可以绕开这个问题。每当文件柜即将塞满的时候，我会直接筛选一遍文档。不再需要的财务票据及其他敏感信息，我会当场销毁。其他不用的文件继续回收利用。不常查看而今后可能需要用到的文件放到一个文件箱中，在文件箱的所有侧面都贴上标签，然后把箱子放到地下室或是其他的安全场所。毋庸讳言，这是一项颇费时间的工作，不过值得去做。

把纸质文件悉数保存起来，然后定期清理无用文件。如果这种方法对你无效，也还有其他办法可以尽量减少纸质文档带来的问题。每次查看纸质文档的时候，可以将其扫描下来，然后以PDF文件保存到计算机上。（PDF文件可以保留纸质文件的原貌和观感。只要经过光学字符识别处理，PDF文件的内容就可以任意查找。）

你也可以在电子邮件中把PDF文件发送给自己，这样在电子邮箱中就有了相应文件的数字版本。作为进一步的安全备份，你可以把纸质账单放在文件柜中专门用来存放金融财务资料的抽屉中。7年之后，这些材料就可以送进碎纸机中进行粉碎处理了。

总而言之，目前我会继续接受信函邮寄的账单。之所以这么做，并不仅仅是因为习惯使然，而是因为我根据使用信息的目标来决定接收信息和保存信息的方式，而不是简单照搬并不符合自己需要的他人经验。

保存法务文档。法务文档是我仍然愿意以纸质形式保存管理的另一类信息资料，我也推荐你这么做。首先，在纸上验证签名或签章的真实性要容易得多。而且很多政府机构还是只接受纸质文档。我建议你把最重要的纸质法务文档（诸如遗嘱、委托书、合同之类）保存在保险柜里，或者存放在银行的保险箱里。同时也要尽量形成这些资料的PDF文档。律师事务所通常会提供PDF版本的签名合同，只是需要额外付费。PDF格式的法务文档本身没有太大价值，不过这种文档可以快速检索。如果不方便得到重要法务文档的PDF版本，可以把纸质文件扫描制作成PDF文件。如果没有扫描仪，可以到复印店里去扫描。

由于法务文档极其重要，而且丢失的代价很大，因而我会给自己发邮件，提醒自己纸质文档的存放位置。在发备忘邮件的时候，我会把原始纸质文档对应的PDF文件作为附件，添加到电子邮件中。发邮件的时候，对于任何可能要用到该文档的其他人，我都会把邮件抄送给他。

办公室里的组织安排

很多组织专家告诉你，收件箱要经常清空，办公桌要整洁干净，这些都是有序组织的金科玉律。按照他们的说法，没有杂物、整整齐齐的办公环境可以让你每天都有一个全新的开始，可以让你思维更清晰，可以让你工作更高效。

我在这里要说的有所不同。