电子邮件已经变得如此不可或缺，你需要掌握正确的工具才能真正充分挖掘它的潜力。当然，有很多电子邮件系统可以帮助我们与他人进行电子化联系，仅举数例：Gmail、Microsoft Outlook、Lotus Notes、Thunderbird、MSN Hotmail以及Yahoo! Mail。

最好的电子邮件系统是能让我对多年来积累的信息进行快速排序和查找的系统。通过任何一台电脑或者联网手机都能访问这样的邮件系统。最好的电子邮件系统易于使用，有巨大的免费存储空间，因而从来不必为了给新邮件腾空间而删除旧邮件。最好的电子邮件系统过滤垃圾邮件的性能很优越。

这就是Gmail。

Gmail（）是我用得最多的脚手架。（只要有一个免费的Google账户，就能使用Gmail及其他任何Google产品。）在某种程度上说，我使用Gmail的方式跟其他任何人都一样：发送和接收电子邮件。不过，很多人没有认识到的是，Gmail能做的事情还有很多。例如，我还使用Gmail作为待办事项列表和内容管理系统。我在Gmail上创建特定类型的备忘邮件，也在上面组织管理自己的某些电子文档。由于Gmail使用Google搜索工具，因而我也用Gmail存放某些电子文件。我将在本章中详细说明这些做法。

有句话我要顺便说在前头：如果你因为在工作中坚持使用Outlook而有意跳过本章内容，我还是请你耐心看完。首先，如果你在公司上班，把公司邮箱用于私人通信可不是一个好主意。你的确应该有自己独立的私人电子邮件账户，Gmail就是最好的选择。希望你很快就会明白这一点。

此外，如果你被解雇了（但愿不会如此），公司可能会在毫无察觉的情况下，锁闭你原来使用的电子邮箱，这可意味着你将无法获取那些私人邮件。因此，要把自己的私人邮箱跟公司邮箱分离开来，使之成为你自己越来越大的信息仓库的组成部分。

Gmail还是一个性能卓越的聚合器，其聚合服务使用极其简便，不会造成任何麻烦。假定你选择美国电报电话公司（AT&T）的家用DSL上网业务，因而一直使用该公司的Yahoo!邮件服务作为私人电子邮箱，那你可以设置Gmail邮箱选项，使其自动接收来自AT&T Yahoo!邮箱（也可以是你所使用的其他任何电子邮件账户）的邮件，这样你就可以在一个邮箱中接收所有邮件了。在你通过Gmail邮箱回复来自AT&T Yahoo!邮箱的邮件时，如果选择Gmail会在该邮件的“来自”框中自动填上AT&T Yahoo!邮箱地址。这样一来，收件人就不会看到你是用Gmail邮箱回复邮件了，从而避免给他们造成混乱，也不会给自己添麻烦（比如向你姑妈解释为什么没把新邮箱告诉她）。我会在本章后续部分解释如何使用Gmail的这一特色功能。

把所有邮件集中放置在一个地方（Gmail），能帮助你更好地实现有序组织。首先，你可以快速而又便捷地查找不同邮箱里的所有邮件。这样一来，你就更有可能找到某封特定邮件。其次，把所有邮件放在Gmail中，可以充分发挥其巨大存储空间的好处，从而永久保存所有电子邮件。

意料之外的重大创新

Google公司这样一个以提供搜索引擎为唯一核心服务（起码一开始是这样）的公司为什么会首先开发一套电子邮件系统呢？你可能会对这个问题感到好奇。这个问题的答案跟搜索有关，这听起来不会让你惊讶吧。