有些人邮箱里的邮件始终不多，可能是迫不得已。在很多公司，企业邮箱里的邮件数量受到限制。采用Outlook/Exchange模式时，限制邮件数量是一种普遍现象，因为存储系统费用较高。这就要求用户定期删除邮件，或者归档保存（把电子邮件变成彼此分离的压缩形式的Outlook文件），从而为公司的邮件服务器释放存储空间—这是你必须采取的另一个步骤。

使用Gmail，你就不必担心这些问题。在Gmail邮箱中，你用不着把邮件放置在任何一个文件夹中。事实上，Gmail甚至都没有文件夹。相反，你可以把所有邮件都留在邮箱中。以后在你需要找到某封电子邮件的时候，直接在邮箱中搜索就可以。因为Gmail在网络上保存了所有的电子邮件，所以你可以随时随地访问它们。

类似于文件夹，Gmail邮箱中有标签。从某种意义上说，标签跟其他电子邮件系统中的文件夹差不多，只是这种实现办法更好一些。我在Gmail邮箱中创建标签，然后通过手动方式，也可以通过自动方式，将标签实际应用于所有邮件。有了标签技术，我可以给邮件分类，形象直观地将其扫描成为附加特定标签的文件，从而缩小电子邮件的搜索范围。

下面简要说明Gmail标签的工作机制。假定我要找某封电子邮件当中跟本书有关的内容，我不需要确定一个关键词来帮我搜索信息。我只需单击在Gmail信箱中创建的“写书资料”（Book Stuff）标签，这个标签就能自动应用到我跟合著作者吉姆及编辑塔莉亚之间的所有往来邮件。

在我点击“写书资料”标签时，Gmail邮箱中所有加了这个标签的邮件马上就会排成一个列表，就像列队等待长官检阅的部队一样。没有添加“写书资料”标签的所有邮件此时会自动过滤，不出现在视野之中，这样我就只需关注加了“写书资料”标签的邮件即可。此后点击“收件箱”链接，又能再次看到邮箱里的所有邮件，日期最近的邮件出现在最上边。

Gmail最出众的地方在于：跟大部分电子邮件系统不同，它并没有一封邮件只能存放到一个文件夹中的限制，而是允许你给邮件添加多个标签。这个功能让我在存储和组织电子邮件时有了很大的灵活性。例如，通过我在Gmail邮箱中设置的过滤器，大部分跟本书有关的邮件都会自动贴上“写书资料”的标签。（稍后我会解释过滤器的设置及其与标签的配合。）但我还可以继续给那些邮件添加别的标签。

我还有一个十分有用且频频使用的“待办”（To Do）标签。这个标签应用于各种各样的电子邮件—有些跟本书写作有关，不过还有很多跟本书没有关系。显然，所有这些邮件标注了“待办”这个共同标签，意味着需要我做点什么。那么，当我想要快速查看一下跟本书有关的待办事项的时候，我会在Gmail邮箱的搜索框中输入如下内容：label：book stuff label：to do。（在Gmail中查找邮件的思路跟在Google搜索中的技巧一样。）Gmail随即过滤掉所有没加“写书资料”和“待办”标签的邮件，余下的邮件会自动生成一个跟本书有关的待办事项列表。

把Gmail中的标签看做不同文件夹的结合，可以使其发挥最佳作用。Gmail邮箱中的过滤器是一种规则，可以自动应用于电子邮件，比如来自吉姆和塔莉亚的邮件在接收时都会自动加上“写书资料”的