标签。

当然，给电子邮件自动添加标签并不意味着我就不用去看那些邮件了。不过这样可以帮我区分收看邮件的优先次序，决定哪些邮件该看，该在什么时候看。如果邮件送达时没有自动添加标签，我就不知道哪些邮件该先看，那样我会不堪重负。

用标签来过滤Gmail邮件，这在某种程度上类似于我上大学时用彩笔过滤教科书上的内容。这种做法使我得以迅速集中精力在重要内容上，从而忽略在当时来说相对次要的内容。Gmail过滤器是我在组织管理生活中的信息流时所采用的最重要的步骤。试试这个办法吧！设置过滤只需几分钟的时间，但是好处很大。

不管你怎么看它，Gmail邮箱中的标签要比文件夹灵活得多，也有效得多。你觉得还是不够方便吗？考虑这样一种情况：如果在“Outlook 2007”的文件夹中存放了一大堆电子邮件，后来觉得这个文件夹已经没有意义了，你可以给它换个名字。可是，如果想把其中的邮件放回到收件箱的根目录下，或者转移到其他文件夹中，你必须实实在在地把它们拖出来，然后再放置到新家中，这可是要耗费光阴的事情。

然而，使用Gmail，只要你愿意，随时可以删除标签，也可以对标签重新命名，根本不会影响标签对应的那些邮件。你根本不需要在文件夹中转移邮件，因为它们从来就没有被放入文件夹。最为重要的是，一般邮件系统很难或者说不可能把一封电子邮件同时放在两个或两个以上的文件夹中。而在Gmail邮箱中，就像我在讨论“写书资料”和“待办”标签时所说的，你想给一封电子邮件加多少标签，就能给它加多少。Gmail的邮件标签是一个组织管理邮件信息的弹性系统，根本不必浪费时间和精力去实际处理那些邮件。

Gmail的会话功能

在Gmail邮箱中创建标签和过滤器

Gmail的标签和过滤器是一对令人称奇的搭档。二者一起使用的时候，可以自动管理大部分电子邮件，从而更容易查找需要的内容，操作方法如下。

1．先创建标签。创建标签有几种方式，最简单的办法就是打开一个想要添加标签的邮件，选定“标签”这个下拉菜单，随后输入拟创建标签的名字。在你输入名字的时候，Gmail会在输入框的下方显示标签名字。选定Gmail显示出来的这个名字，即可创建一个新的标签，并添加到这封邮件上，这些事情一步即可完成。

还有一件事：你可以给标签设定颜色，以便添加标签的电子邮件会在拥挤的邮箱里一目了然。例如，我把“写书资料”标签设成红色。这样一来，任何一封跟本书写作有关的邮件都会迅速引起我的注意。要添加颜色，单击标签列表左侧的空白区域。这个动作会打开一个菜单，其中包括添加颜色之类的选项。只是不要设太多标签颜色。假如所有的标签都是彩色的，那就达不到以颜色来突出标签的目的。

2．一旦有了一些标签，就是开始创建过滤器的时候了。就跟创建标签一样，设置过滤器也有不止一种办法。最简单的办法就是在打开电子邮件的时候设置，将来的邮件也可以采用类似的过滤方式。例如，假定你正在阅读朋友尼克发来的邮件，并且想把来自尼克的所有邮件都加上“朋友”标签。为实现这个功能，可以在打开尼克所发邮件的时候点击“其他操作”下拉菜单，随后点击“添加标签：朋友”选项。你也可以为过滤器添加诸如特定字词之类的过滤标准。然后点击“下一步”按钮。此时在“应用标签”之前打钩，然后从下拉式菜单给出的选项中选定想要使用的标签（也可以随时在标签列表中添加新的标签）。Gmail允许对以往的电子邮件追加标签，同样也可以为将来的邮件添加标签。作完这些操作之后，点击“创建过滤器”，即大功告成。

不过技术就是技术，在你读到这些内容的时候，操作可能会有所不同。

Gmail邮箱除了标签和过滤功能，还能以其他的方式帮助我组织管理自己的电子邮件。

如果你有一个Gmail账户（如果还没有，强烈建议你申请一个），你就知道Gmail能自动把彼此相关的电子邮件划分为一段段会话。每一封电子邮件及其回复邮件都会按时间顺序安排为连续的会话，最近的信息出现在最下边。如果你给我发送一封邮件，我再给你回复一封邮件，然后你再给我回复一封邮件，那这三封邮件就会在Gmail邮箱中组合为一段会话。这就意味着，在缺省情况下，Gmail会自动为电子邮件加上上下文环境（现在你应该知道上下文对我有多重要了吧），从而让我得以迅速了解一封电子邮件的缘起如何，参与者都有谁，关于这个主题的最新说法是什么。

我举个例子，就能看出这是多么节省时间的功能。假设由于某种原因，我对某个问题一直毫不知情。在我上线的时候，发现有好几封关于这个问题的邮件。在这个时候，我不会把所有的邮件一一看过，以便决定应该采取什么行动，而是直接找到有关这个主题的最新邮件。这个邮件通常会告诉我需要了解什么，起码也能让我知道关于这个问题的最新进展是什么。通过这样一种方式，如果发现有人已经在这个问题上采取了行动，我会对这个问题有一个正确的看法，而不会枉费时间去重复别人的努力。如果此时不能确定自己该怎么做，我可以跳到开头或中间部分去寻找答案，而不必在不计其数的各种邮件中一一翻检。

电子邮件的会话安排，还能帮助你确保不会回错邮件。比如说你离开办公室大约一小时，其间没有查收电子邮件。等你回来的时候，你发现老板给你和你的几个同事发了一封邮件，询问某件事情。就在查看邮件的同时，你写好了回复邮件。就在这时，你往下拖动滚动条，发现已经有同事回复了这封邮件，并抄送给你。突然之间，你发觉自己不是在回答问题，而是多此一举。此外，对于这个原本没有必要回复的邮件，你已经浪费了草拟回复内容的时间和精力。可是有了Gmail，你就会看到在你回复之前老板收到的所有回复。这种功能让我避免了多少尴尬，真是说不清楚。

在Gmail地址上填个加号

我在使用Gmail邮箱时，还有一个很好的功能经常用到，那就是给电子邮件地址填上“+”。给别人发邮件的时候，在自己Gmail邮箱地址上添加一个“+”，这种方法可以自动过滤掉那些未必是垃圾邮件却由于来自不同的邮箱而难以过滤的电子邮件。

考虑一下网上购物时的情况。你买东西的每一个网站都想留下你的电子邮件地址，以便给你发送货款收据、送货通知之类信息。不过可以肯定，它们也会利用你提供的邮件地址向你发送打折票券、促销信息之类内容，甚至发送垃圾邮件。由于来自这些网站的邮件可能包含有关你购买产品的重要信息，因此把这些网站加入垃圾邮件的黑名单并不是一个好的解决办法。此外，这些邮件可能来自多个邮箱（当然都出自同一个网站），因而难以事先预知，也不容易设置过滤条件。另一方面，你又不愿意让电子商务网站发送的垃圾邮件充斥自己的邮箱。

在这种情况下，你可以有别的选择。你可以针对每一个购物公司创建一个电子邮箱。这个办法效率不高，容易造成混乱，而且也会占用别人想用的邮箱地址。其实你不必这么办，只要在Gmail邮箱地址后面填个加号就可以了。