还有一个好主意：在任何可能的时候，尽量把一天的工作安排结构化，以便具有类似背景的任务和会议—不管它们涉及同一个主题，或者跟同一个主题相关，还是同样会用到大脑的某个部分—能够连续进行。例如，如果我事先知道某个星期要召开三场有关季度业绩的会议，那我就会尽量把三场会议排在一起，一场接一场地连续召开，这样我就不必在有关公司预算的思维中来回转换。（要让会议开得更高效，参看“这次会议确有必要召开吗？”。）

或者假设我必须参加一场跟自己正在负责的项目有关的宣讲会。会后我会尽量安排时间，接着处理跟这个项目有关的一些任务。我发现，自己在这个时候的工作效率和专注程度都要高得多，因为大脑早已处在这个思维中。在从一种思维转换到类似思维的时候，大脑同样也会感到轻松，因为无须从短期记忆中清空那么多东西，也不必去回忆新思维下的目标是什么。不费多少精力，新任务马上就能上手。这就跟参加体育运动时人体的工作机制类似：由于大脑已经完成热身，因而马上就能投入比赛。必须要做的事情越少，下班时精神疲惫的程度就越轻。这就是第二十条有序组织原理：//把类似的任务放在一起。//在你规划一天的工作安排时，要想想自己将要来回转换的不同思维，尽量把类似的任务排在一起。要注意哪些思维背景比其他的要求高。如有可能，把思维背景要求较低的任务—例如，有人向你咨询你了如指掌的信息，你要给他回电话—留到精神可能最疲惫的时候去完成。

我在第三章中谈到了识别个体制约—与众不同的独特之处。本着这种实事求是的精神，我现在建议你考虑一下每天经历多少自主式的思维转换。可能你会频频从PowerPoint窗口中跳出，迅速进入eBay购物网站。这是怎么了呢？你是不堪重负了？受到胁迫了？还是仅仅因为厌倦了正在编辑的PowerPoint演示文稿呢？或许还有什么更重要的因素在起作用。你一直都很容易分心走神吗？不管是什么原因，都要尽力找出来，并且设法绕开它。

假设你很容易分心走神，而电子邮件—大概是当今世界上最常见的让人分神的事物—就是你面临的特殊挑战。无论什么时候，只要大脑发出提示信息，告诉你又收到了新邮件，你就禁不住要放下手头工作，去查看新邮件。更有甚者，尽管回复邮件并非紧急任务，可你有种无法控制的冲动，迫不及待地要去回复这个邮件。然后还有一个又一个的邮件接踵而至，在回复那个邮件之前，你到底在做什么呢？

如果这种情形跟你类似，可能这就是你改变自己的邮箱设置以使电脑在新邮件到达时不再发出提示声响的时候了。要么设置邮箱选项，规定必须手动点击“发送/接收”按钮，才能查看新邮件。在解决需要经常停顿的难事时，你可以回头处理自上次查看之后积攒下来的电子邮件。很多组织管理方面的著作建议，每天安排有限的几次时间查收和回复电子邮件即可。这么做是很有道理的，因为在手头工作和电子邮件对应的思维之间，每天只是转换几次而不是几十次，这会提高你的工作效率和专注程度，并且也能让大脑所受的压力减到最小。

数字化工具会让你分心走神，电子邮件只是一个例证。除了电子邮件，我还要收发短信，也在Twitter上发布消息，同时我还对YouTube喜爱有加。所有这些工具都很重要，能把你的大脑从棘手的繁杂内容中解脱出来。但是，如果你定力不够，它们也有负面作用。尽量约束这些容易让人分心走神的东西，使之出现在大块的工作之间。不管有些人会怎么想，适当的休息实际上可以提高而非降低工作效率。在解决棘手工作的中间，让大脑稍事休息，有助于养精蓄锐，从而可以精神抖擞地着手解决新任务。窍门在于要把休息当成对已完成工作的奖励，而不是逃避工作的门道。