这次会议确有必要召开吗？

虽然开会不受欢迎，但是开会在商界是必要的。最好的会议应该是富有成效的，最坏的会议会让你感觉自己原本工作做得好好的，结果硬是给拉过来，坐在那里听别人说些言之无物的废话。

很多公司都下了大力气，力图让会议开得更有成效。有些公司禁止开会时使用笔记本电脑、黑莓手机及其他信息设备，完全就是为了让大家在会场上都能集中精力。甚至还有一种叫做“斯克拉姆规则”（Scrum）的开会方法，按照这个会议规则，开会时间通常为15分钟，与会者都是站着开会。可以想象，这种做法有助于确保会议开得简短，议题集中。

这些措施都很好，不过我要问个简单问题：首先检讨一下开会是否确有必要，是否有意义呢？

在你召集会议的时候，一定要有明确的目标。要问问自己，通过发邮件、打电话之类的方式，是不是就能实现这些目标呢？（然而，当心不要过于依赖电子邮件和电话联系。人们需要偶尔的会面时间，以启发灵感，增进友情。）要确保你召集开会的每一个人都确实有必要出席这个会议。在一场跟你的工作风马牛不相及的会议上浪费几个小时，再没有比这更让人丧气失望的了，也再没有比这更徒劳无功的了。

如果会议确实有必要召开，要尽量使人人都能比较容易地进入这个主题。譬如，可以把要在会上讨论的材料提前发给与会者，这么做有助于大家在开会之前更好地掌握情况，也有助于他们在参与讨论时承受较小的压力。此外，大家都能因此而节约时间，会议讨论也更有可能取得成效。

我会尽量把开会时间限制在30分钟以内。知道只有30分钟的开会时间，这有助于所有与会者集中精力讨论会议主题。此外，如果开会时间过长，人们往往会失去兴趣。如果会议开得让大家感觉深受启发且富有成效，确实需要延长开会时间，那在30分钟之后我们也可以继续开会。只要大家仍然劲头十足，继续在这种氛围下开会讨论的效果要好于卡着30分钟的时间散会，日后再重新召集会议的做法。开会时间限制在30分钟之内是理想目标，不过现实当中未必总是这样。

如果有些人是远程参会，就应该像我在第十一章中提到的那样，跟他们实时共享会议记录。这种做法并不一定能减少干扰，不过有助于远程与会者理解会议发言情况。

如果有好的设备，并且联网速度比较快，视频会议要比电话会议更有效。在视频会议上，起码能看到别人的反应。这样可以获得电话会议上无法获得的有用信息。可以使用Gmail、Skype（）及其他的信息服务，进行一对一的视频交谈。利用苹果电脑的iChat软件（免费预装在Mac系统中）可以进行多方视频交谈。诸如SightSpeed Business（）和ooVoo（）之类收费合理的业务功能，也允许进行多方视频交谈。

如何才能不分心

你每天还要面对许许多多不受自己控制的思维转换—也就是别人。如果你在一个小隔间里工作，更是特别容易受到这种转换的干扰。在这种环境下，不管谁从身边走过，都会把你推向一种新的氛围。（不敢说他有这样的本意，但效果就是如此。）

这种情况并非总是坏事。事实上，公司之所以把大家安排在一个个的小隔间里，原因就是要促进相互之间的协作（当然，也为了省钱）。不过，当工作任务的最终期限迫在眉睫的时候，你需要全力以赴地专注工作，实在没有时间频频中断。工作在小隔间里，怎样才能防止那些分心杂事的干扰呢？