在第二个四分之一的地方放你可以转给别人去处理的文件。

在第三个四分之一的地方存放最近必须由你亲自处理的文件。只有你自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该如何处理。这堆文件需要你特别关注。

第四个四分之一的地方有些特殊，这里只存放那些你工作中马上就要处理的文件。

如果能够严格遵守上述简单的原则，“四分法”就会屡试不爽：不搞一个过渡的文件堆，每份文件只处理一次，不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。在自己喜欢的环境中生活和工作，是一件很快乐的事。

如果你到华盛顿的国会图书馆去，就会看到天花板上漆着11个字，这是著名诗人波普写的，这11个字是：秩序是天国的第一条法则。所以，我们每天下班后，一定要抽出十几分钟时间，将自己的办公桌整理一遍。批示完毕的文件，一定要转交出去，绝不能在自己手里过夜；暂时没有用的文件，一定要存入档案柜，绝不能杂乱地堆在眼前；需要处理的文件，一定要整理好放在办公桌上显眼的位置，绝不能对待办的事情心中无数。然后，在整理完毕的桌前，认真总结一遍今天的工作，计划一遍明天的工作。如果能坚持每天这么做，一定会有收获。

整理好自己的桌面，其实是一个打理工作的过程。将批示文件转出去，就是千万不要让紧急事件在自己这里搁置，往往一搁置，就很容易忘记，很容易造成重大失误；将无用文件存起来，就是千万不要让过去的事情、没用的东西占据自己有限的大脑而让自己感觉还有许多事情要做，产生紧张情绪，造成不必要的负担，这对心理、工作都无益；将待办文件整理出来，就是千万别让日后的工作盲目无序，一定要分清轻重缓急，做到心中有数，这样各项工作才不会拖、不会误。

整理好自己的桌面，其实也是一个打理心情的过程。经过一天的紧张工作，难免会头昏脑涨、心绪烦乱。看着摆满一桌的杂乱文件、纸张，定会感觉今天的事没有做完，明天的事没有头绪。日积月累，有用的、无用的、紧急的、稍缓的，各种事情就不光占满桌面，更占满了整个大脑，心情紧张、失去信心将无可避免，工作效率必然无从提高，收获成功更是无从谈起。如果腾出十几分钟，整理一下办公桌，梳理一下工作计划，舒缓一下紧张心情，然后在整洁的环境里深呼吸、踱几步，做一个认真的思考、简单的放松，心情愉快地结束今天，信心满怀地开始明天，工作质量必然会得到提高。

细细品来，这整理的对象还可以拓展一下：

定期整理一下电脑里的程序和文档，该升级的升级，该杀毒的杀毒，该备份的备份，该清理的清理，这样电脑运行会更迅捷，效率会更高。

定期把办公桌收拾得干净整洁、井然有序。例如，如果办公桌上零碎的小东西太多，最好的办法就是买一个收纳盒，把办公用具、名片、便笺纸等小东西分类塞进去，这样不仅方便使用，也让办公桌显得整洁很多。

……

总之，一个小小的习惯，一次短短的整理，意义非同寻常，这将是你迈向成功、保持快乐的起点。不妨接受这一提议，并渐渐地养成习惯，相信你定会有意想不到的收获。