主题词也称叙词，是一些以概念为基础的、规范化的、具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。

在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。主题词标引一般应按照《公文主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。

主题词的应用也是有一定范围的，具体有以下几方面：凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词；本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。

另外，标引主题词还要注意以下几点：

第一，公文主题词是在文件拟稿时标引，它应该根据文件的基本内容，直接全面地、实事求是地揭示文件的主旨，不能只按文件的标题进行标引，同时，各个业务部门的负责人在审核文件时必须要认真审核主题词。

第二，主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上，两个主题词之间空一格。

第三，每个文件的主题词一般可以有2～4个主题词，最多不能多于7个。

第四，像“敌情”、“社情”、“涉外案件”、“警容风纪”、“装备”等这些词通常是几个部门可以共用的，只编在一个部门里，其他部门在标引时，均可参照使用。