句子是公文中的意义单位，意义明确与否及所能理解的难易程度与句子的繁简成正比。一篇公文正是通过若干个句子、运用一定的句式而集句成文，记载和传递形形色色的公务信息。因此，在写作过程中必须根据各种不同的情况使用恰当的句式，注重变化，使写出来的公文显得富有生气和活力。

公文写作中要正确使用句式，一般应当注意把握如下几点。

1．要将长句和短句交替运用，使行文铿锵有力

长句是指形体长、词数多、结构比较复杂的句子，短句是指形体短、词数少、结构比较简单的句子。长句和短句，各有各的特点，其中前者表意严密，气势畅达，后者简明活泼，刚劲有力。公文写作中既不能单纯使用长句，也不能一味使用短句，而应将二者有机地结合起来，兼容并取，错落有致，使行文富于变化，从而增强其表达效果。

2．要将整句和散句结合起来，使行文错落有致

整句是指结构相同或相似、长短一致或接近的句子，散句是指结构灵活、长短不一的句子。与长句和短句一样，整句和散句也各有特点，在公文写作中也要将二者结合起来使用，以便使语言表达波澜起伏，引人入胜。

3．要注意把握几种常用的特定句式

第一，以“为”、“为了”作语言标志，以自我说明为特征的目的句式。在公文开篇交代行文目的，是公文的一种普遍而又基本的写法。其突出的特征就是以介词“为”或者“为了”作为语言标志，由发文主体直接阐述行文的目的。具体分为两种情况：一是以“为”或“为了”作起首语，在其后直接写出目的对象和内容；二是以“为”或“为了”作过渡语，在其后用“此”、“这一问题”等来指代先行语句中通过叙述所提出的公务活动中的问题，以此说明行文的缘由和必要性。

第二，以“……了”为特征的陈述句式。在公文写作中，特别是工作报告、工作总结、通报、简报、调查报告等文种的写作，要大量使用以“了”为特征的陈述句式，其目的在于使语言表达趋于简练明快，给人以一目了然之感。它一般紧随“进行”、“完成”、“解决”、“取得”、“克服”、“开展”、“推动”等动词之后，用以表达事物的已然时态，其后面接宾语，构成一种进行了某项工作、完成了某项任务，解决了某一问题、克服了某一困难、取得了某一成绩的动宾句式。

第三，以“必须”、“禁止”等强调语为特征的祈使句式。这种句式主要用于下行文之中，其作用在于进一步加强语势，给人一种令行禁止、不容置疑之感。具体分为两种情况：一是带有命令语气以示肯定的句式。例如“必须搞好非典型肺炎的防治工作”，其中的“必须”即是强调性词语，用以表明发文者的观点或态度。二是带有禁止语气以示否定的句式。例如“严禁巧立名目，利用公款铺张浪费”、“不准以任何方式将公款私存”等，其中的“严禁”、“不准”等强调性词语具有庄重、严肃的语体色彩。

第四，以“凡……者（的）”为标志的判断句式。“凡……者（的）”是公文中使用频率较高的一种句式，具有表“全称判断”的功用，表明所有这一类型的人或事物全部包括在内，无有例外。同时，它还具有庄严色彩。此外，应当注意，“凡……的”除具有表全称判断作用外，还往往带有贬义。

第五，以“将”字结构组成的宾语提前句式。此种句式主要见之于批转或转发性通知以及以复体行文形式发布的通知、报告等文种的写作，通常用“现将”作为起首语，旨在提起受文对象注意，并使行文语气刚劲有力。需注意的是，“将”字提宾的句式要比诸如“现在发给你们……”之类的正装陈述句具有较强的修辞表达效果。

第六，前虚后实、以虚带实的“重后”句式。例如请示的结尾用语即是如此，这里所说的重后，是指一句话中两种截然不同的含义，一个为虚，一个为实，而且前虚后实，即所谓“重点后置”。“是否可行，请批示”、“妥否，请批示”等语句中，发文主体所希望批的是“妥”而不是“否”，是“是”而不是“否”，前半句中的“否”只是一种虚意，而后半句才是实意，是行文的目的所在。这种重后句式，既使文字精练，又体现出了行文主体的肯定性要求与对工作的严肃态度。

第七，把几个并列成分联在一起，由句中一个相同意思的成分综合成句的综说句式。它既可以是综说修辞在前，并列成分在后；也可以是并列成分在前，综说修辞在后。其作用主要在于使行文趋于简练，而且富有气势。

第八，以数词缩语为特征的紧缩句式。公文写作讲求言简意赅，精练扼要，这是一条基本原则。为此，往往要对一些内容特定的长句通过附以数词的手法进行高度的浓缩，如把“讲学习、讲政治、讲正气”概括为“三讲”；把“中国共产党要始终代表中国先进生产力的发展要求，始终代表中国先进文化的前进方向，始终代表中国最广大人民的根本利益”概括为“三个代表重要思想”等，可以看出，以数词或数量词加名词或名词性词组的方式是这种紧缩句式的重要特征。应当注意的是，在公文中运用数词缩语必须做到表意明确清晰，切忌盲目追求紧缩而使句意难懂，令人费解甚至误解。

4．要注意表意的明确性，不用含混不清似是而非的句子

诸如“麦苗正蜕变出油油的绿意”，其中“蜕变”为何，“油油的绿意”又是一种什么形态，令人难以名状；至于类似“我被青春撞了一下腰”、“像雾、像雨，又像风”等晕天眩地的句子，更不应出现在公文中。