公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，联系和处理各种公务的工具，具有很强的政策性、权威性和现实的效用性。因此，要求其在用字方面必须做到标准化和规范化。

关于公文的用字问题，国家有关公文法规中都有明确规定。例如《党政机关公文处理工作条例》第十一条规定：“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

应当看到，尽管国家有关公文法规中已有明确规定，但在公文写作实践中，用字的不规范问题仍然不同程度地存在，有的甚至还较严重。特别是在一些基层机关所制发的公文中，问题就更多。这在很大程度上已经影响了公文的质量和效果，给工作带来不应有的麻烦甚至损失。因此，公文用字的规范问题，应当引起我们的高度重视。

那么，公文用字怎样才能做到规范呢？可从如下几个方面着手：

第一，要严格执行党和国家制定并正式颁布的用字法规的规定，不写繁体字、异体字，也不滥造简化字。

首先是不写繁体字。1956年的《汉字简化方案》公布并分批推行后，繁体字的使用范围受到了限制，即凡面向公众的社会用字必须规范化，要使用国家正式公布的简化字，已经被简化了的繁体字，只能用于古籍整理出版、文物古迹、书法艺术等方面。据此，公文用字应以国家正式公布的简化字为准。

其次是不用异体字。废除异体字是国家文字改革的重要内容之一，1955年国家公布的《第一批异体字整理表》，废除了1055个异体字。除翻印古书或用作姓氏以外，一般不能再用。对此，公文写作也需依照执行。然而，在实践中，这些不规范的异体字仍时有所见，应当坚决加以纠正。

最后是不要滥造简化字。公文中使用简化字应以1986年国家公布的《简化字总表》为准。凡是不符合表中规定的简化字，都不合规范，不能使用，更不能滥造。周恩来同志曾指出过：“有些人任意制造简字，除了他自己以外，几乎没有别人认识，这种现象自然不好，应该加以适当的控制。一个人记笔记，或者写私信，他写的是什么样的字，谁也无法管。但是写布告或者通知，是叫大家看的，就应该遵守统一的规范。特别在印刷物和打字的文件上，必须防止滥用简字。”（《当前文字改革的任务》）公文中如果运用不规范的简化字，或者随意滥造简化字，势必严重损害公文的质量和效用。

第二，要注意把握汉字的字形、字音、字义，坚决纠正错别字，也要防止出现漏字或多字。

汉字是形、音、义的高度统一体，我们在书写时必须认真把握它的基本笔画、笔顺规则以及偏旁部首和间架结构，注意分辨多音字、同音字、形近字和多义字，读准字音，认清字形，了解字义，做到正确使用。在公文写作实践中，因字的错用、漏用或多用而影响文意给工作造成损失者不乏其例。某单位发的一份会议通知，将要求有关人员“务必参加”写成“勿必参加”，致使会议未能如期进行；还有的将“欢迎领导莅临指导”写成“泣临指导”，影响很坏。在公文工作实践中，类似事例很多。出现这些问题的原因，首先是公文撰制者的责任心不强，其次是对汉字的结构规律把握不准，特别是对同音异义字、形近字和多义字，不能正确加以区分。因此，公文写作人员必须努力加强自身的修养，要以严肃认真、一丝不苟的态度对待公文工作，同时还要努力提高自己的文字水平，力求不出现差误。

第三，要正确使用各种数字。

公文用字包括数字的用法和书写在内。准确、科学地使用各种数字，是公文写作的一项重要内容，它直接关系到公文的质量和办文效率。对此，在公文写作中应当注意。特别是涉及表示事物数量的增减、表示比例关系等的数字时，更要做到准确和规范，不容出现疏误。

然而，从公文写作实践来看，数字使用的不规范是一个比较突出的问题，主要表现为所用数字失实、失准，前后“打架”，书写不统一等。这些问题的存在，直接影响了公文的质量和效用，甚至给工作造成了不应有的损失。

第四，要讲求书写美，做到字迹清晰工整，美观大方。

草拟公文应当做到清楚工整，而“工整”本身即是一种美。它要求在书写时必须横平竖直，撇、捺、折、点均要“各就各位”。公文用字虽然不是艺术，但也必须保持其基本笔画、笔顺和偏旁部首的正确，间架结构要得当。实践中，有人在草拟公文时，字体“龙飞凤舞”，模糊不清，令人难以辨认。如某单位发出的一篇关于统购粮食的通知，其中原有“冬种作物不在统购之列”一句，但因书写人字迹潦草，以至于打印人员误为“各种作物不在统购之列”，结果给工作造成了严重损失。由此可见，讲究书写的工整、清楚，对于确保公文的质量，提高工作效率，具有极其重要的意义。

要做到书写的工整、清楚，除上述内容外，还应注意对于数字的书写，如用阿拉伯数码，应使每两位数码占一格，而且同一个数字不能断行；百分比的书写也是如此，但要注意除一位数外，百分号应当独占一格。此外，如果涉及四位和四位以上的数字，应当采用国际通行的三位分节法，即节与节之间以空半个阿拉伯数字的位置表示。由此，实践中常见的用逗号分节的写法，因其不符合国际标准和国家标准，应予废止。