一、公文的签发

签发是对文稿的又一次全面核查，是指机关领导对审核的文稿进行最后审定并签署印发，是对公文质量与正式效用的最终确认，更是文件定稿形成的最后环节，也是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。文稿送批前，涉及其他部门或地区的问题，应严格执行会签制度。

签发前必须进行审核，确认公文无误。签发分四种：正签，指签发人在自身法定职权范围内签发公文；代签，指根据授权代他人签发公文；核签，又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文；会签，指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关领导人共同签发公文。

需要注意的是，会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由具体承办处（室）在拟办中提出建议和意见，一并报请上级部门领导同志审定；重要公文文稿应当由发文部门主要领导人签发；会签，须经所有联署党委、部门或单位、部门的领导人会签。党委办公室根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅，则视为同意。

另外，公文签发不得越权进行，必须先核后签，在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见并签注完整的姓名和日期。

二、公文的封发

公文的封发要做到准确、安全，书写信封要清晰、规范。发文主要是向外发出的，需要经过严格的登记才能发出。登记主要是用册簿式，登记的内容主要包括顺序号、发文日期、发文文号、标题、附件、份数、发文对象、签发单位、归卷时间、备注等方面。

文件一经登记，便可以发送于接收单位。封发时，一般要写收文单位的机关或办公室收，因此，在进行装封发送时，一定要写清收文单位的地点、名称；还可以写明“某某亲启”等形式。如果是需要收回的文件，也一定要标名收回日期，以便于按期收回。

三、公文的归档

公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第三十八条、第五十二条规定：“个人不得保存应当归档的公文”、“工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。

因此，无论是来自上级、本级或下级的文件，其所有权属于受文的机关本身，这个机关的工作人员对文件有使用权，但不归属个人。工作使用完毕的文件，要及时归还文秘部门，不得长期滞留不交，更不准想方设法变为己有。

领导干部对外出参加会议或直接与外界商洽工作或下级径直报给自己的文字材料，除极个别的特殊情况外，一般要交公文管理人员进行登记；如确因工作需要放在自己手中保管一段时间的，要办理借用手续，不要私存文件，更不准背着文件管理机构建立私下“小文件柜”。干部调动工作时，要将手中使用的文件全部交给公文管理部门，不得私自带到另一新的单位。