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如何让繁忙的上司挤出时间

麦肯锡精英的48个工作习惯 作者:户塚隆将


电梯门打开了,我走出来,在大厅遇见了上司。我向他打了招呼,说了句“辛苦了”,便走向了走廊。上司还在大厅等待着下行的电梯,看样子他好像是要外出会见客户。

这时,我想起了正在执行的一个项目,其实我需要向上司进行一些简要的汇报。也就是说,我正要联系上司的秘书,请她下午给上司安排出一些时间与我见面。

我走出了十多步,又急忙走了回去,这时上司刚进电梯,我也紧随他跨了进去。之后,我和上司一同走出电梯,来到了出租车停靠站。在上司等待出租车的这三分钟内,我顺利地向上司汇报了项目的进展状况。

后来我才知道,从那天下午开始,上司就一直在外面处理事务,第二天还要出差,要想跟他面对面交谈,大概得等到大后天下午了。

这件事是我在高盛集团工作时发生的。我办事并不是经常像这样没有计划、慌慌张张的。而且,也不会再碰到这种心想事成的机会了。

让上司挤出时间的能力是工作的关键

有时,适时地让繁忙的上司和小组成员挤出时间,同他们进行高效的沟通是非常重要的。因为小组成员的日程安排非常紧凑,每天都处于高度忙碌的状态,所以工作计划推迟的状况时有发生。而且,与持有裁决权的上司沟通工作这一环节必不可少。

另外,如果你适时地让繁忙的上司挤出时间与你沟通,那么对于其他小组成员来说,你的存在就更具有价值。让上司挤出时间的能力是高效工作的关键。

实际上,上司即使再忙,也不会刻意避开那些选准时机来与自己沟通工作的同事或下属,反而会对那些人产生好感,并给予他们较高的评价。

因为人都喜欢被需要,上司也很高兴听到精简的汇报,从而感到自己被下属信赖。而且,越是繁忙的人,他就越会与大家共享,所以秘书大可以淡定地安排他的日程计划。这样,他的时间就在自己不知情的情况下被安排了。

有时,上司可能对自己在意的项目管理得不是很得当,如果下属适时地与他沟通进展状况的话,就等于是帮了他一个大忙。

让工作繁忙的人挤出时间的三个技巧

下面我就来介绍三个让工作繁忙的人挤出时间的技巧。

1.充满自信地让上司“挤出时间”

当你想让上司在百忙之中抽出时间时,你应该充满自信地想“对方需要我的汇报、联系和交谈”。虽然对方非常忙碌,但你没必要担心那么多,因为汇报、联系和交谈是一项很重要的工作,所以你要冷静并大胆地让对方听你讲话。

2.随时做好与上司沟通工作状况的准备

小组成员之间分享工作的进展情况很重要。要想准确地把握工作的进展,并做出精简的说明,就要在头脑中整理好这些内容,保持随时能向上司汇报的状态。实际上,这样做不仅能清楚地了解自己现在该做什么,还可以避免工作时做无用功。

3.简练地说出沟通事项

简练地向上司传达应办理的事项十分重要。在想向上司做汇报时,可以直接说:“您能腾出三分钟,听我说说××事吗?”但是要注意,务必将要叙述的内容放在最前面,采用“提醒型疏通”方式。

充满自信地让繁忙的上司挤出时间,不仅会提高你的工作效率,而且还会使上司更加信赖你。


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