不好意思，我要问一个私人问题：近来你跟纸张的关系如何？

我跟纸张的关系有点儿复杂，这或许会让你感到吃惊。譬如，尽管绝大部分函件都可以采用电子形式收发，可我还是愿意在邮箱里收到纸质的账单和票据。与此同时，别人还在记录本上做会议笔记，我却已经在使用“Google文档”（ Google Docs）输入内容了。

我们人人都有一些需要记录下来，却没有必要记在脑子当中的信息。在日常工作中，我会选择纸质文档和电子文档混用。为了保存信息，今天有不同的存储介质和现成工具可以选择。我们每天都要接收和创造那么多信息。哪项工作使用哪种工具，我们该如何选择呢？这个问题从来就不容易搞明白，不过本章会为你提供帮助。

首先，在接收信息、存储信息以及组织信息的过程中如何选择不同方式，有几个影响因素，认识到这一点是十分重要的。不过，这些因素并非总是能够引导我们找到最佳工具。

年龄偏好会在这个方面发挥作用。一个50多岁的人，尽管他会用电脑，而且免费的完整电子版报纸网上就有，他可能还是会一如既往地阅读刊印出来的报纸。由于他是天天读着印刷版报纸长大的，因而他倾向于从印刷版报纸上看新闻，尽管这些报纸会把他的房间弄得很凌乱，而且还耗费木材。

根深蒂固的习惯是另一个影响因素。我在第二章中曾经提到，尽管有些做法并不是最好的，可就是因为我们对此习以为常，因而会一直坚持下去。我们害怕变革，或者说我们深信不同的做法需要花费更多的时间和精力，因而会得不偿失。长期以来，桑娅一直使用记事台历，她觉得没有理由放弃记事本，转而使用电子日历。虽然电子日历可以更好地满足她的需要，但是她看不到花时间学习使用电子日历带来的好处。

还有一个影响因素是我们的依恋感。我们会对自己使用的记事台历、黑莓手机、iPhone手机及笔记本电脑产生（有时候是不健康的）依恋感。在需要决定如何处理信息的时候，这种依恋感可能会阻碍我们作出最佳决定。无论你的看法如何，实际上数字设备并非始终都是最好的信息存储和信息组织工具（在这一章中，我们会探讨什么情况下数字设备是最佳工具，而什么情况下不是）。

最后，缺乏信任是另一个影响因素。一个很有意思的现象是，就像对纸质文档不放心一样，我们通常也不信任数字工具。如果把重要信息放在网上，我们经常会担心病毒攻击和系统崩溃会造成信息的永久丢失。无独有偶，如果把内容记在纸上，我们也会害怕把记录这些内容的纸张弄丢。不管是哪一种担忧，这种情绪都会导致我们选用错误的工具。

如我刚才所说，我们跟纸张的关系会变得复杂起来。不过，弄清楚用纸质工具还是数字工具这个问题是很重要的，因为如果在处理需要保存的信息时没有一个清晰明确的策略，我们就无法正确行事。如此一来，我们可能丢失信息，甚至一再重蹈覆辙。我们可能会看错预约时间，或者忘记某人的生日—这些失误都会给我们造成压力。此外，如果做不到井然有序，我们就无法跟别人分享重要信息。在这种情况下，人人都是输家。

那么，如何形成自己的组织方法，从而能为每一项任务找到合适的工具呢？一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表，始终要记住你赖以组织安排工作和生活的任何东西都是一个工具：便笺贴、iPhone应用程序、邮箱（实体的或电子的）以及手头可用的任何东西。然后，对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候，你所采用的方法会失效—毕竟每一种组织方法都有其效应拐点。事实上，我关于有序组织的第十六条原理正是：//没有一个完美无缺的组织方法。//我们的目标不是要发明一套尽善尽美的方法，因为根本做不到。一个好计划就是尽量确定拐点在哪儿，并能找到绕开拐点的途径。