虽然如此，有些公司还是要求出差申请以及批复都采用纸质文档。他们的初衷是要确保员工不会飞到纽约去“培训”，也不会飞到夏威夷去开“展销会”。这个目的很好。不过我认为，在无纸化系统中完成出差报批，实现上述目标并不太难。

在Google公司成立之初，公司要求员工报销开支时提交纸质单据。后来，公司简化了报销程序。如果要出差，先给主管发一封电子邮件，说明出差时间和理由。出差回来以后，把申请出差的那封电子邮件内容打印出来，连同差旅支出发票一并提交上去，以便报销费用。到最后，Google公司进一步简化了报销流程：把发票等单据扫描下来，制作成PDF文档，连同报销申请一并作为电子邮件发送出去即可。这是一套十分简单而又行之有效的报销制度。不过时间的脚步在不停地前进，到我离开的时候，Google公司已经是一个规模比以前大得多的公司，员工出差报销有了一个更加复杂的流程，涉及数据库中的许多内容，需要多个主管批准。遗憾的是，这要浪费更多的纸张。

说到底，在出差审批之类事务中，很多企业之所以不采用无纸化系统，不是因为它们不信任无纸化系统，也不是因为它们看不到无纸化的好处，而是因为它们抗拒变革。结果，公司员工在差旅申请及报销方面耗费了不必要的精力和时间。请注意，我没有说耗费大量的精力和时间。可是，这都是可以投入到更有效率的活动中的时间和精力啊。所有低效率的制度叠加在一起，成本就开始攀升。

从纸张到电子文档的尴尬过渡

此时此刻，我们大概正处于从纸张过渡到电子文档这一过程中的某个位置上。这个过程令人困惑，因为我们搞不清楚何去何从。银行、学校、企业以及政府部门等机构丝毫没有让这个过渡过程变得简单一些。这是因为，它们仍然把过去适用于纸质文档的那套办法应用于电子文件。

遗憾的是，类似这种尴尬的过渡其实很正常。想想传媒领域发生的重大转变吧。最早的广播节目不过就是有人在那里念新闻、做广告，跟每天出版的报纸多年来的做法一模一样。无独有偶，最早的电视节目，尤其是预算较少的地方电视台节目，播音员像柱子一样立在麦克风前面念新闻，就跟原来的电台广播一样。再到后来，很多播客一开始只是一个人在那里念自己写的博文或其他的什么东西（现在一些播客还是这样）。

这是完全可以理解的。上述过渡都是一些巨大的变革，人们需要一段时间去消化吸收。可是，如果我们不能调整旧有的通信方式，使之更好地适应新兴传媒，我们就无法发掘这种传媒与生俱来的能量和好处。

我们正在经历的这场从纸质文档到电子文档的过渡进程也没有什么不同。由于这一过渡在金融部门进行得异常痛苦，我们下面还以账单为例说明问题。

我的活期账户实际上就是一个货币市场基金。因此，我的纸质账单上总是会列出上一个月的证券交易记录。老实说，我并不关心那些交易。我只是想验证一下自己签字的欠款是否已经还清，存入的款项是否都有记录。

我可以登录金融机构的网站，选择自己关注的起讫日期，在线查看账户余额和欠款金额。可是，不能利用这种方式下载信息。如果要下载，必须下载与纸质账单相对应的电子文档，其中包括我并不关心的所有交易信息。这是令人失望的现象，因为金融领域的领军企业都没有想到利用数字化形式发布信息。为客户提供不同的下载选择，允许他们自主选择电子账单上出现的信息，这种功能是可以实现的。但是，金融机构却没有考虑客户实际上怎么会想要获得这样的信息，也没有考虑如何利用电子账单这种新兴传媒满足他们的需要。相反，金融机构只是简单地提供跟纸质账单完全一样的内容，所不同的只是数字化形式而已。