纸质传媒依然重要，不过……

你可以看到，虽然我喜好技术，我也相信数字设备通常是最有效的信息存储方式，但纸张依然是我生活中的重要组成部分。纸张听起来可能是落伍了，但在我开发的诸如用彩笔过滤信息之类的组织方法中，它却处在核心地位。那些方法伴随我度过了艰难岁月，帮助我克服了诵读困难症带来的种种挑战，使我得以先在学术界，后在商界取得成功。

这就是说，我认识到纸质工具有一些内在的缺点。我也知道，作为一个社会，我们在很多领域都需要向前发展，超越纸张，因为我们过去使用纸质工具的一些方式会耗费我们原本可以节省下来用在别处的时间和精力。

前面提到过我跟纸张的关系很复杂吧？

我在这里并不是要告诉你，相对数字设备而言，纸质工具什么时候该用，什么时候不该用。那是只有你自己才能作出的决定。我在这里所说的主旨在于，在你作这些决定的时候，心中要记着相关信息的目标。针对需要处理的信息，你要确定什么时候最有可能用到，如何去使用，需要保存的期限是多长，以及你打算与谁共享。然后找出一套自己能够坚持执行的、合理方便的办法。

一定要记住，仅仅因为过去一直都是这么做，因而现在还是这么做，这可不是一个好主意。事实上，从第二章的描述中可以知道，这是一个典型的坏主意。决定要用纸质工具还是数字工具的时候，应该以所处理信息的真正目标为基础，而不是根据依恋情结、长期习惯、年龄偏好或恐惧情绪作判断。如果你真想提高效率，就要在自己的天地中挑战一贯遵行的信息组织方式，去迎接新型组织方式。

你一定要知道的

组织个人信息时，很难决定什么时候用纸质工具，什么时候用数字工具，原因如下。

在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。不过，纸质工具也有很多局限，特别是跟数字信息存储方式比较，局限尤其明显。

依恋情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。

我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡来得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已，因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。

在任何时候，都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式—是以纸质形式存储，还是以数字形式存储。

何时使用纸质工具

记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。

如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。

如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。

要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例。管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。

把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。

随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。

什么时候选用数字工具

当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。

虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。

可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。

如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地作记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。