顺便说一下，这种做法至关重要。事实上，我关于有序组织的第十七条原理正是：//在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。//

最后，我会把原始文档的PDF副本抄送给桑娅。这封邮件随即就变成了Gmail邮箱中可搜索的历史文档的一部分，而我则可以通过自己的手机或任何一台计算机来访问这些文档。

与此类似，当我在网站上注册新的账户和密码的时候，我也会向Gmail邮箱里发一封备忘邮件。邮件内容包括该网站的网址以及自己的账户和密码的线索提示。这些邮件我都会加上“机密”的标签，以便需要时可以迅速分类。（如何让设置的密码更安全，可以参看本章“密码管理”那一部分。）

如何管理地址簿

Gmail邮箱有“联系人”管理功能，可以根据邮件发件人和收件人的信息，自动建立地址簿。你可以从Outlook、Yahoo！等其他的地方导入邮件地址，也可以创建新的联系人信息。

Gmail的“联系人”功能方便好用。一旦开始在“发送到”后面输入地址，只要邮箱地址簿里有这个人，Gmail马上就会自动跳出完整地址。

但就地址簿的作用而言，Gmail提供的“联系人”功能还相当简单。我主要利用这个功能保存有邮件往来的那些人的地址，因为回复邮件的时候，对方的邮箱地址可以自动显示。不过，我的地址簿管理采用的是苹果公司提供的MobileMe业务，因为这项服务比Gmail的联系人功能更完善。我所使用的所有联系地址都是在MobileMe上直接变更。变化情况也会自动更新我的电脑和iPhone手机上的地址信息。我愿意使用MobileMe，也是因其界面非常简单。我可以在网页上直接输入数据，也可以直接修改地址簿里的内容，并且MobileMe跟电脑、手机之间的更新同步性相当可靠。总而言之，这两个因素使得我对MobileMe喜爱有加。

我在本章前面部分曾经指出尽可能地使用既有工具，而不是随意增加新工具的重要性。但是在组织管理信息的过程中，针对每种办法使用合适的工具也是同样重要的。你可以看到，这两个原则有时候会发生冲突。出现这种情况的时候，你必须记住自己的目标。在地址簿管理上，我的目标是集中存储通讯地址，并且在所有设备上保持一致，同时也要易于更新。由于确定了这样的目标，我选用了完成这件事的最佳工具MobileMe，而不是固守此前已有的工具（Gmail的“联系人”）。

与Outlook和谐共处

看到现在，你可能会有这样一种总体感觉：在Gmail和Outlook之间，我非常偏爱前者。（在写本书的时候，我还没有机会使用Outlook 2010，因此我的评论意见都是针对Outlook 2007及之前的版本。）但是，如果你还在使用Outlook处理工作邮件（事实上，大部分公司还是要求员工这么做），有些办法可以把类似Gmail的功能技巧应用到微软的Outlook中，从而更有效地组织管理Outlook邮件。（你可以安装一些附加功能，让Outlook更适于存储邮件。）

譬如，我在前面已经提到，你可以像使用Gmail的星号功能那样使用Outlook的标记功能。Outlook的标记实际上还有一个非常有用的特色功能。右键点击电子邮件，在弹出菜单中选择“后续标记”选项，然后“添加提醒”，这样就设置了一个带有提醒功能的待办事项，这个提示信息以后会在电脑屏幕或手机上弹出。对于需要在特定时间之前完成的任务而言，这是一种很好的提醒方式。（顺便说一下，Gmail也有一个“任务”工具。使用这个工具，可以从任何一个电子邮件上创建一项新任务，也可以创建独立于邮件的任务。然后可以在Google日历上为每项任务指定一个日期。）