我跟你一样，生活中混杂着公事和私事，二者总是交叉叠加在一起。晚上和周末时间我也会料理公事，上班期间有时也会处理私事。既然如此，为什么还要根据任务是否跟工作有关来管理自己的日程安排呢？这种安排能否帮助你更好地做到井然有序呢？

那种安排无法帮你更好地实现井然有序。对于今天的现实需要而言，广泛应用于企业环境中的Outlook/Exchange模式根本就是错误的，原因就在这里。

虽然Outlook/Exchange可以收发电子邮件并拥有其他功能，但那本质上就是一个针对企业员工的办公日程表。同样，Outlook/Exchange围绕你的工作日程，建立了一个外人禁入的城堡，你可以跟城堡之内的人共享信息，但是绝对没有建设允许城堡之外的人进入城堡的吊桥。换言之，Outlook/Exchange上的日程安排就不是用来跟组织之外的人共享的。（在家用电脑上使用Outlook作为私人日程表，也是同样如此。）

我知道，采用Outlook/Exchange那种设计方式，有其正当理由。各公司一开始都希望自己的信息能够尽量保密。但是，设计这个日程表根据的是一个过时的无用假设—工作和生活是两个泾渭分明的世界。在我看来，一个好的日程表应该能够实现共享，你愿意跟谁共享就能跟谁共享，愿意什么时候共享就能什么时候共享。不管用什么样的设备查看，一个好的日程表应该始终能够看到，而且每次看到的结果都是完整的。这样的日程表应该轻松方便地完成全面搜索。这样的日程表应该涵盖你的全部活动安排，而不是仅仅针对某个方面。

Google日历（）能够实现上述所有目标。本章讨论的是我对Google日历的使用，这是我在管理日程安排和日常生活中所使用的最重要的脚手架。

可以搜索和共享的Google日历

虽然我相信使用Google日历这样的日程表来管理你的所有日程安排是一种理想的选择，但我也知道你在工作中使用Outlook/Exchange可能也是别无他选。如果是这样，我建议你无论如何还是要用Google日历来管理自己的私人日程安排，原因与我在第九章中推荐你使用Gmail邮箱处理私人邮件一样—你应该把日程安排看做自己可搜索的私人数据库的组成部分。是的，这意味着你需要至少管理两个日程表，一个是Outlook/Exchange，一个是Google日历。这样会给生活增加复杂性，如果不小心，可能还会出差错。唉，我们生活在一个并不完美的世界，我觉得受点苦最终也值得。同时也应该看到希望所在：你可以非常礼貌地建议公司信息技术主管考虑整个公司改用Google软件（其中包括Google日历）。

顺便说一下，诸如Google Calendar Sync之类的工具（搜索google calendar sync即可找到），可以自动实现Outlook和Google日历上日程安排的同步。一般来说，使用日程同步功能需要一定的技巧。如果用的是Google Calendar Sync，计算机联网才能完成同步工作。然而，如果你不管出于什么原因，总要使用Outlook，同时也愿意使用Google日历，那么Google Calendar Sync或者其他类似工具就值得一用。

Google日历的工作方式跟Outlook之类日程安排软件十分相似。自己确定的预约安排，或者接受别人的预约邀请，随后都会自动添加到日程表中。要创建一个新的约定事项，可以点击“添加”链接（位于Google日历的徽标下方），也可以在Google日历界面下按Q键。然后输入“星期五晚上7点与桑娅共进晚餐”之类内容，随后Google日历会把这项安排加入到相应的日期和时间点上。如果需要添加日程安排的详细内容，可以在Google日历徽标下面选择“创建活动”，由此处开始编辑新增日程条目。