管理待办事项

你可以在Google日历（及Google邮箱）、Outlook、iCal及其他日程安排程序中创建任务列表。不过，组织管理待办事项未必就是日历程序的强项。因此，我选择使用一个叫做“Things”（）的应用程序，这个程序专门用来管理待办事项。

Things是运行在iPhone手机和Macs电脑上的应用程序，可以很好地实现二者之间的任务同步。最重要的是，Things程序允许我通过多种方式组织管理自己的待办事项。我可以维护多个待办事项清单，可以按项目划分任务类别，也可以为任务设置完成期限，或者只是将任务归类到“某日完成”的类别中，每项任务都可以添加可搜索的标签。

我在前面曾经提到，我总是//尽量使用已经上手的工具//，因为这样用于学习的时间最少。正是出于这个原因，我会在Gmail邮箱中给那些需要采取行动的电子邮件标上星号，或者加上“待办”的标签。但对其他待办事项，我就需要使用一个功能更加强大的工具，以便自己能够随心所欲地使用各种功能。这个工具就是Things。

红色=工作日程，蓝色=娱乐日程

在Google日历中维护多个日程表，似乎有些难度，感觉很容易搞混。不过，这件事其实要比你想的简单得多。

首先，把某项日程安排从一个日程表拷贝到另一个日程表，这在Google日历中是一件非常简单的事情。创建一项新的安排时，你可以只将其指派在一个日程表中。不过在创建之后，可以打开该项日程，点击Google日历中下拉菜单项“更多操作”，然后选择“重复活动”，在这里设定另一个日期。随后点击“保存”，即可完成复制。拷贝到每个日程表，都需要手动重复操作，不过整个过程仅需要几秒钟的时间。

此外，在Google日历的视图当中，可以查看不同日程表中的所有日程安排，来源不同的每项日程都会用不同的颜色区分开来，因而我能判断出这项安排属于哪个日程表。例如，我在Google日历中的工作安排是红色的，而我和桑娅的共同日程用蓝色表示，桑娅的日程安排用的是绿色。当我在一个视图中查看日程组合时，一眼就能看出哪一项是我的工作安排，哪一项是桑娅的工作安排，如此等等。只要点击日程安排的名字，就能在组合日程视图中进行增加或删除。

现在你可能会想：“既然所有信息都能显示在一个很大的日程表中，除了能让遛狗师查看起来略微简单一点之外，设置多个单独的日程表又有什么好处呢？”为了回答这个很好的问题，我可以提醒你回顾一下第七章阐述的主题。对我而言，从信息过滤的角度来看，跟特定人士共享特定日程安排是很有意义的事情。

譬如，我们的遛狗师无须知道我工作日程及社交安排的详细情况。可是，如果我和桑娅只有一个内容繁多的日程表，而我们的遛狗师也可以共享其中的所有信息，那她很快就会应接不暇了。她无法从中迅速找到只跟自己有关的事项。因此，让她接触项目繁多的庞大日程表实在是会降低工作效率，结果就是欲速则不达。

我们只跟遛狗师共享与她有关的日程安排，实际上是为她过滤了我们的日程信息。这种做法有利于实现我们跟遛狗师共享日程安排的首要目标：让她轻轻松松地知道什么时候需要她提供服务。