掌握资金使用情况。在整个房屋翻修期间，我们收到多个承包商和分包商发来的合同报价。我和桑娅需要保管好这些报价记录，以便需要时两个人都能很轻松地找到相关信息。我们为此在Google文档中创建了一个单独的电子报表，专门处理成本合同和资金使用。在这个电子表格中，我们列出的内容包括自己雇用的所有承包商和分包商、他们各自负责的工作、给他们支付款项的时间和金额等。在工程进行期间，我们利用Google文档提供的图形功能，随时可以直观地查看已经使用的资金额度。

借助Google文档、计算机及iPhone手机等工具，我们花了一年左右的时间，成功地完成了规模庞大的房屋翻修工程。剩下的工作不过就是偶尔放松一下，喝喝茶，要不就是看场经典电影。你知道，贝拉·卢戈西就演过几部脍炙人口的影片。

利用Google文档实现实时协作

开会的时候用Google文档作记录，这是我使用Google文档作为协作工具的另一种方式。

我经常发现自己在开会时所记的内容很快就会作为会议记录发出去。然而，事后发出会议记录可不是理想的做法，因为会议记录一旦散发出去就很难修改。因此，开会期间我经常使用笔记本电脑，在Google文档的文本文件中作记录，并向所有与会者授予文件修改权限。（你可以向别人授予Google文档的只读权限，也可以允许他们编辑文件。）如果会议室里有投影仪，我也会把自己的笔记本电脑接到公司的网络上，然后连接到会议室的投影仪上。这样做可以完成这么几件事：所有与会人员都能看到我正在输入的会议记录—包括正在会议上发言却没带笔记本电脑的那些人（他们看的是屏幕上的会议记录），以及不在本地的远程与会人员，他们可以在本地电脑上查看会议记录。此外，每个带着电脑的现场与会人员以及远程参会者都可以在我所输入的文档中添加他们自己的评注意见。

有些人在开会期间看到我的会议记录，难免会说：“我知道我是这么说的，可我的意思是……”这没有问题。利用Google文档现场输入会议记录，这样我们可以当场订正。这个办法也能帮助远程与会者更好地理解会议正在讨论的问题。会场上有些人在来回走动，有些人在翻动纸张，有些人在轻声交谈，从而导致有人难以听清喇叭里传来的会议发言。可是，如果远程与会者能跟着自己电脑屏幕上的会议记录往下看，即使有些内容没听到，也能通过文字读到这些信息，或者打消疑惑。

因此，过去那件劳神费力的活计—开会时在纸上奋笔疾书—已经演化为一项实时进行的协作工程。我所作的会议记录不再只是自己能记下来的会议发言，而是变成了一个人人都能参与的丰富翔实的现场记录，这个记录有更好的上下文语境，涵盖更加广泛的知识范围和不同视点。我们一起捕捉下来的会议记录能够引发更深刻、更高效的后续讨论。而且没参加会议的人也能由此更好地理解别人在会议上的发言。

Google文档的最大不足是它无法提供类似Word、Excel、PowerPoint之类微软Office系列应用软件的丰富功能。

例如，吉姆和我在写本书的时候，原本打算使用Google文档。可是，Google文档的确不适合用来处理带有脚注的复杂长文，这就是我们没有用它写作本书的原因（如果使用Google文档，我在版本控制方面就可以避免很多混乱，也能确保需要的时候在笔记本电脑上找到正确的文件）。Google文档更适合处理会议记录之类简单文档，在这种情况下，关键目标在于实时协作。