不要掉进无关信息的陷阱中

在执行工作时，时常会因为某些行为而浪费过多时间。营业部的K代理因为策划案的需要，必须收集一些资料，于是便上网进行查询。在搜寻新闻报道的过程中，他眼角瞄到了一个“部长和上班族的幸福指数第一名”的标题。他还没有找到自己需要的资料，但看到这个有趣的新闻标题，就不自觉地点击进去，仔细看起来。而这则新闻下面又有其他相关的链接，他便一发不可收拾。就这样，Ｋ代理冲浪一小时，却一点有用的信息都没有查到。2007年某就业网站所做的问卷调查显示，上班族在上班时间最常做的小动作就是浏览网络新闻。

营销部的Ｃ代理利用Power point制作明天的提案，设定内容架构之后，需要完成具体的页面构造。但是Ｃ代理对首页的设计不甚满意，他觉得首页是提案的门面，必须做到完美。于是他上网搜寻，希望找到不错的幻灯片设计来应用在他的提案上。他找到几种方案，甚至还动用了专业的图像编辑软件，对这个首页倾注了极大的心力。当他终于对首页设计感到满意时，已经快要下班了。Ｃ代理瞬间感到浑身无力。他需要制作出大约30页的提案数据，可现在才完成了一页。

当目前的工作很无聊或是进展困难时，人们很容易陷入一些无关信息的诱惑里。虽然在这个过程中，有时候会产生不错的想法，或是得到意外的收获，但事情往往不会这么顺利。我们认为，评估一个人对所负责的工作的努力程度，是要看他投入了多少时间和心力。但这其实是种显而易见的错觉，这不是投资时间多寡的问题。我们应该保证在要求的时间内完成任务，然后再考虑提升质量。自己要先忠于任务的本质，而不是盲目地追求特殊信息或是在形式上的花哨。

·如果完成不了任务，在细节上做得再好也没有意义。

判断时间浪费的标准

第一，为了非生产性的事情花费过多的时间时。

当你从事一些身边随手可得的娱乐时，就是一种时间浪费。譬如看电视，这是一种既无法开发自身能力，也无法完全投入进去的休闲娱乐，所以长时间看电视就是浪费时间。

第二，短时间内可完成却花费过多的时间时。

像打扫、洗澡、看报纸这一类的事情，虽然有其必要性，但都不需要花太多的时间。要是连这种事都能占据你很多时间，那你可用的时间就所剩无几了。

第三，把效率最高的时间用在不太重要的事情上时。

把一些不着急的事情，或者聊天、看报纸等杂事放在工作效率最高的时间内进行时，就是一种时间浪费。

第四，虽然是重要的事情，却没有考虑周全便着手去做时。

有些事虽然是必须的，但你没有冷静地评估过，就凭着一股意志和冲劲蛮干，这也是一种时间浪费。不做整体评估就冲动行事，最后变成无用功的概率非常高。

不要太相信电子邮件

电子邮件是我们日常生活和商务往来中非常重要的通讯方式。虽然快递及传真也同样被大家使用，但在使用的频率以及信息传达的效率层面上，还是不及电子邮件。在信息的收发上，几乎不需要任何花费，方便而且传送速度快，电子邮件日后必定会成为大量被利用的通讯媒介。

但是，即便它有许多优点，也还是不要过于信任电子邮件。

这里说别太信任电子邮件，意思是不要认为发邮件给对方，对方就一定会收到。这跟传真的状况一样，一般来说，传真发送过去后，我们会再打电话去确认。因为对方没有收到完整的信息和根本没收到传真的情况时有发生。

电子邮件也是一样的。在传送重要的信息时，发过邮件后最好再向对方确认是否已经成功接收。现在有很多事情都是以电子文档的形态做信息交换，那就一定会使用到电子邮件。如果你认为电子邮件发送成功后就万事大吉，而没有进一步做确认工作的话，很有可能会产生问题。当然，不太重要的信件就没有再确认的必要了。

发送电子邮件时，为什么一定要透过这么烦琐的程序呢？虽然原因很多，但这里只列举其中重要的几项理由：

第一，许多企业的计算机系统出于系统安全的考虑，会事先阻挡可疑信件。许多指定的信件，和包含了广告性质文字的信件、系统信件，在收件者看到前已经被当做垃圾邮件被过滤掉了。如果你的信件被不小心归入垃圾信件，那对方看到的可能性会很低。

第二，如果收信者的收件箱已满，那你所发送的信件就无法被储存了。通过电子邮件发送附件时容量较大，很容易导致收件箱空间不足。如果对方没有及时清理的话，就无法收到你发送的重要文件。

第三，也许对方没有时刻查收邮箱的习惯。虽然你在发信时巴不得对方马上就查收并回复你的信件，但这只不过是你的一相情愿罢了。

正因如此，当你利用电子邮件的方式发送重要文件时，一定要事后打个确认电话。

发送电子邮件时，还有一点需要注意。在邮件内容中最好避免一些敏感字眼，因为对方无法确切地掌握到你书写时的情绪，所以一些无心的话语往往会造成误解，尤其是发送一些有关不满情绪的信件时，要注意遣词造句，不要让冲突扩大化。不妨在文章中加上表情符号，这样更能表达出你的情绪。虽然感觉像在开玩笑，但反正电子邮件本来就不是正式的文书，所以就不必拘泥于形式了。

·电子邮件使用起来迅捷，但不意味着你发送的邮件也能被对方快速地收到。